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' V+ J& m$ P8 Y, ?/ v- a 一.总则
1 i, O, L9 x& C8 a, k# n7 J. A& { 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 : Z! f9 [- b) M) \( S8 m
本办法适用于全公司各部门。 7 q1 ?+ U+ t2 G' S
二.对外接待范围
1 }) y1 `: ~- Q7 r 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
$ j- v6 i) I3 e 接待的对象分为内宾和外宾。
- W8 G" b1 i3 A7 r3 a9 f5 Y# z0 u 三.对外接待部门
- T, k6 n6 j/ e3 X 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
, P) y, Z) M: c+ Q5 B 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
$ ~$ E- A% r; w1 L. b& i 四.对外接待原则
% N3 e8 @$ N3 A* ]$ T0 L9 | 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
* ?/ z4 m, t' c 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 5 H0 U9 I( h `! l+ K1 |. |* v
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
+ m/ {; c: z9 ^! Y6 ? 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
% R. l% g- }% j* s' |; w% x 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
1 f: X- k: A+ U/ t! w. D& }" V 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
9 e/ A7 a5 T+ p; ? 五.接待规格的确定。
0 S) R" D# m" \3 E! z 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
( v4 e! c3 e/ r% o, S8 B% S+ [ 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
. b2 d( {/ u/ K, g* U# S3 Y9 G. C 六.接待礼仪 2 m4 U! J( l$ j$ K
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
4 {6 W% @/ e4 l( D, \9 s/ S 2.接待：主动起迎，问明来意。
# @9 K9 f' I, N* X! R4 @" b 3.安排交谈地点： 7 e( R# u: K- q' k+ q
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
3 Q' @7 T+ X* Y1 a! F( }* e7 E ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
6 P$ |9 k# s9 \7 ?) V: d- Q ⑶切忌让客人久候而无人问津。
, D0 I# h/ w0 P' O, a ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ( Q# ]$ t: y4 I" [
七.引见。
% U, E; c3 `. h 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
( k: x% `1 D" p9 E6 l 引见顺序；
! x/ p s& h# S# j ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； K8 S9 T1 p, {% W( n5 `
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
6 d' f- e9 T0 H1 B ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 " ]8 [& }7 w, @6 ^
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 & L/ m' c; `5 ~3 R: c
八.行路。
+ b0 M- M* P& }) M 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 5 X# Y0 l: x1 W% \
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 0 S# n& {: \& v' R1 e% X0 q
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 # Z; }: h& H, \) ^( i! ~) ~! r F2 s
九.其他。
, x$ c6 B2 u- N' j2 l& x 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
1 s/ f4 {: n$ I8 U5 }: K 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 2 c8 m! [! p& H. T+ b8 A0 |% W
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
* T: x: q$ y$ x/ W5 C* K 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 3 l( \6 m7 ]7 M4 D
㈠接待内宾。 . _0 D/ U- P3 V3 |. l1 m8 N3 O
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
5 n0 u8 M9 {3 g- s 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
& A0 @. m; L2 S" Y% e4 x 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
9 B: W9 M. u" A8 z/ A 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
! O" @, W T1 Z5 D+ g 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
# L: \8 ^! q1 ?5 C2 f( Y9 O 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
; Z; `% q x S: q 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
) Z/ {( O" ~2 {: t; E. d6 @2 T 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
5 N8 |5 m/ H8 H ㈡接待来宾。 + @: A) F. x1 K$ D- t2 r; H# |
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ( w; t) O# U, C) s
迎送。 & ]7 W+ g1 V5 O+ A3 d( X8 ~+ f
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 . T/ m% |: r- s$ p
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
K9 [: N5 g( K9 O' p6 i 会见会谈。
8 T$ Q. k4 j2 E& ] 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
3 h) d3 t! ?) x- e/ P 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
3 t+ @) x0 X, @# O" f 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 + O: ^& U5 B3 ^* |1 d. n2 n
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
; ~ u% u6 O% t A4 Q 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
. E" Z3 ]- v# i* |$ ]# P& z _ 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 7 U4 G9 H# b% [! W/ ]" J
宴请。 ; Y: x+ h) M6 p- [6 m
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
1 ~* a: Y8 a5 y- h5 E B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 , i; @3 l S. P/ N Y O
文艺晚会。 / Q' D) F. G! C. d3 k
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 * J+ g/ { j7 \4 k* U
参观游览。 4 q0 {8 g! {4 ]( X) O: {
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
- I. B6 [; m: k. P 接待标准 1 y; S) A1 C, ?6 o. B
⑴用餐标准。
4 g+ H: X( f) {! h) { 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
9 v7 D5 U) Y- U6 H: r0 A* z 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 7 A# d1 q7 R; n5 U% S
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 ! r5 G; x# i- }2 ~( {
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 0 D3 c5 p& _8 V( f; W. G
5、常客 员工标准 + A; ~( v3 R8 I0 ?. N
(2)住宿安排。
6 A& N" Y+ W; I+ J 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
+ F8 Z# _% f6 Q9 w; k( {8 k2 S8 Q" e9 W 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
+ M$ |% w2 Q. x6 D) h) j 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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