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; T; l C: H( a 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
u( c. a9 c- V# Z% {& k) Y6 k5 C8 v 做会议记录，写着写着笔没水了；
7 s1 {6 j6 N. O) |% |8 o1 _ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
4 `9 ?" J' @9 I; \ 用胶水时，找不到刷子；
' l) w% D# u; a9 b! V+ Z9 {% r* ^ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； / R" H. P# ]- Y% y/ M0 p/ |6 o' @
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
& S" _* k+ B& S2 B6 a 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 : E1 \- p: l7 O2 M( F k @
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1 v' W" }7 ~0 d 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 % c9 O/ M, R9 f0 T% h# t
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ' y# R4 l: R) F) H" j! T/ p7 y
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
. U4 ^9 u, ~- O( ^8 D7 u* Z 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
8 p) s' \; U/ ~- ?. K, ?5 _5 W2 L' B, d' | 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 u/ H$ ^# T0 b+ G- W1 a& l
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
3 A: S/ U! V6 r- P 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ! B, h! x s( D2 K5 L- I* u( y
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
. b# n& h. K8 O: P. N1 j 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 5 w6 m1 r) G+ ?! Y/ K& z/ L( X5 h* S
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： " H7 r C" t$ ^8 N# n( U. C
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
8 L0 K+ H2 g1 @! Y 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
0 H, y! Z1 b5 y# n6 o+ E" K 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 5 ~6 ?& S: p, Y; F+ n# _, C9 z
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 . Q8 X7 {* y! Y! n1 Z
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 : L8 ]# [4 [" n7 B+ o8 Y) K
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 2 N/ v9 s; B% T$ a! @5 c
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 2 q* X( P# x1 a' ]+ x
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
% p& ?- o2 b, s, |6 r. V7 h- R 9、与本职工作有关的表格。 ; M- ~7 ^. f c5 h0 s3 k8 e, P6 h
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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