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浅谈如何做好秘书工作
2 F: D( i9 U/ `4 I) {- {一、“秘书”概说 8 S+ S0 @5 ?0 h; k- f* m: m
0 v0 N9 H9 U+ W R 什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。 在现代社会, 你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。 5 j0 ~3 e) ^, ^5 l% q
然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。 ( t6 n* }# i9 A' O& G" `
, e5 o; Y3 V$ T3 k) }. Y; T( O8 Q秘书一词的来源
* u4 i( ^% m6 l" Q* h1、 一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。
5 R3 e: J/ s' k. ^2、 一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
: I O6 S) `% r3、 外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。 5 d. \3 M# G. S8 X. I: i
4、 宫廷里的藏书,尤指禁书。
' Z9 a) ~2 ^/ @( G* E' S5、 宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。 ) x! d9 R. N* m7 t$ ]
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秘书的类别
* b% S* D+ a5 `" {- d( J 1、 从服务的对象上分:
2 O1 Y% D: E! K2 i% y8 }. P 2、 从所属部门来分
" w3 F2 l+ l" y0 Y# {* n7 t 3、 从具体的工作性质分
6 W' m: t5 h$ Y% q7 L% |- Z(1) 文字秘书 8 H. S4 w' \" ?
(2) 机要秘书
( t- E3 M% B& b% T# m- ^9 U+ w4 ](3) 通讯秘书 6 ], i1 @& \9 h; q) }
(4) 信访秘书 : ]( `4 x# u8 d" P# M3 w. i
(5) 事务秘书
0 ?9 a0 |! M7 H2 O1 Y3 {(6) 生活秘书 8 q9 [( P* r5 |7 l% S
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关于秘书机构
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- v. w0 ^( B% h (一)各级秘书机构
% N/ b: }* f% Y/ ~7 f1、 中央机关的秘书机构 7 I3 a% h3 S4 B- E
2、 省、市、县机关的秘书机构 * F+ ^7 [8 q8 f- j. H
3、 基层单位的秘书机构
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+ ]6 @# P- g! Y3 Q; p6 w8 ]) y (二)各类秘书机构 9 W) r5 P+ z0 @. Q
1、 人民解放军系统的秘书机构 + I% I% x) X4 M) H( ~
2、 企事业单位秘书机构
$ W- R4 N) ~ i8 z6 Z6 U! E _9 Z0 O3、 民主党派 % P! _7 L" v( Y. m7 k
4、 人民团体
; Z# @9 w( s! G此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如 筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
- g. M% X( f) H! R' Z! K3 J$ m 二、秘书处的工作性质
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我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点: ( t# ~5 q, r0 L- [" f5 w
1、 法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。 ) R) R1 {% Y& B2 L
2、 涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。 - o+ w6 ^: M7 L& l$ t$ O) L9 {
3、 管理性: 秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序, 管理各种文档 ,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。
: k0 M. @% c% k5 l% L: N- v4、 服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
$ Q5 {( V, R( ^3 r! }/ ? 只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
/ @4 E; H+ _. J- B+ f) Z: [9 f: y6 O+ Z谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容 在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部” # k3 A7 ~, A7 U, J8 \8 p* J x
三、秘书人员应具备的素质
1 f' t0 `6 J, Y7 s (一)、基本素质
1 E* I q" b# |% i 1、 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个 ) c+ C* N9 p0 A- i7 _4 J; i
健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 ( B( L$ i; }+ s6 \ I5 {
2、 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左 - T( ~" @* E& k" m) P) w
右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对
6 L; u, I; F, B' b% k2 _0 ]' E社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
# u( A' r( b. I3 i# @ 3、 思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
0 {2 O+ F9 G0 y6 o# P( V个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精 " c& y* U9 @9 f5 M
神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
3 Q3 ]' t7 S3 c& s" I 在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
) @2 n) e5 g' y3 \% b8 m" B: H (二)、业务素质 $ g/ H g6 Y* p9 _3 J5 S7 U
1、 理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知
) B; N' m+ C) x7 v识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意
" y P" W, ~' Y& X4 c% C收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。
8 u: `0 d2 f6 }& g( v2 ^ 2、 实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经 % m% s g d! ~: m7 b0 S- v
验交流,要多向有经验的人学习。 5 d- ]6 `% H1 m! L( _7 H6 d
3、 办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能 ' ~2 N+ S s7 [/ V4 w
力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提 : m( x0 l8 T- H9 b
高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”) , }5 V- [+ n% Y! G4 u8 G
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(三)、文化素质 + X" L/ ]2 u4 k; k$ P! G* ^& @, ]
1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定 7 ~9 x# N) W7 P9 i3 }5 I5 h/ |
的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。相传,在清 ' i5 d0 x6 |4 V! t, \0 V" ?
朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。 ; }' h6 M# _7 [
何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。后皇帝派了 M R- W0 M9 |0 O9 z
一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化, ( `- J3 g- r# j9 Z( f4 `
上联曰: 江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之: 塞北一天一地一 ! o7 d6 w: b! s) c# J/ R5 J
圣人。 语出惊人,顿受青睐。江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大? 6 K% |( x4 o- P- @' M+ Y9 n5 O; ^
王随口吟到:天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文 4 I: t. m* V. P1 y/ |! l( @5 ^
章。由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。
( B; N$ `9 F+ `6 T# E. _- ~7 m 2、 自然科学:仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知 $ F% W( X+ }; q( c! i. N
识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。一方面,我们平时要注意积累;另一 4 t- J- u5 ?2 x- }: J% T% ^. o
方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。 6 G/ i9 R' l/ ^) H! r1 @) L
3、 外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当 ' n# @/ [$ _( K/ \- |! y' n. K
事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。我们要使 / |# q+ t* j1 m1 w
自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。 : R }+ p% I7 a# B, |
7 J+ b2 N+ L. t; w% B) I1 z (四)此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好
' I1 l1 \- [9 \处的。
/ q F7 Y/ e! ^) N1 C/ w! [ 俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。
; Q+ ~! @6 _! z; T# R2 i* e 但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。 ' a; B) Z7 ]$ J
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四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 * p5 g- a5 c" S- f" F
0 k9 O4 H0 j9 z; B# L: _& W4 z2 P 工作原则:在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
7 j& ?3 ^ y! h W4 { 工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实 可行的方法。
5 o) l, Q. R M, q5 W7 T 工作艺术:通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。
2 Q, h7 {' x3 {% ^+ D 作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。为此,我们要做到以下几点: & Z/ ?. n8 G: R$ L9 c9 a! l' g3 r
1、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系,与律师的关系;与有关部门的关系等。 - z6 c M) x8 n3 h
在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。 3 e' Y% {$ C7 [6 z U# k
对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩*猾的习气。 * r8 Y2 z2 V" g) ^' K
对仲裁员/调解员要尊重,当好他们的助手和参谋,但不要越俎代庖。要各司其责,互相配合,共同把工作做好。 : I6 j& P4 C: L0 u0 F
此外,要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系,如外贸部门,商检机构,会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。
M3 U' e3 l9 r% q; [ 2、 要掌握理事艺术
# y- y7 X' |. r% H(1) 工作要有计划 " s4 m9 D: a2 h8 A* _
长远计划:五年、三年、一年 5 L G7 H! H& e; \
短期计划:一个月、一个星期、每一天 . V) f8 t5 a. }8 C4 B
(2) 养成良好的工作习惯:今日事今日毕,能马上办的决不要等一会儿再 2 ^2 P( |) S4 k0 J9 |
办;一件事情要一抓到底,不要半途而废。目标明确,有始有终。 . X( m! t' ]% ]1 [. b
(3) 始终把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把 * V: l7 Y- ~" _( G" f1 H* Q: y
抓”。重要的事先办,急事先办,及时处理;对大事要高度重视,一抓到 - z$ l3 d: O( P3 o P) w+ |
底,而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。
& @4 Q; h3 a5 Q7 k% f3 q- a 3、 要有较高的说、写能力, 即语言表达能力和文字写作功夫, 这也是做好秘书工作必须具备的。
1 [+ j# M# r# F) N5 B: _# X 我们在实际工作中,都体会到,秘书工作涉及到的关系方方面面,既有人,又有事,千头万绪,林林总总。然俗语到:“千条线,一根针”,我们就是这根“针”,运用得好,你会有条不紊,游刃有余;运用不好,你会手忙脚乱,焦头烂额。 ( V. g9 v+ p3 C. q# O- T& G
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四、秘书人员的纪律要求 2 B' {& r& ~ W8 m& r* a2 W% m
任何一种组织,都有自己的组织纪律,作为一个从事法律工作 的机构,更应 / l2 e# [& v/ M L6 h* o8 G5 ~, ]
该如此。
3 l. M3 p1 n! n2 J- m1 X1 z 现在,贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”,它对秘书人员提出了具体的要求,这就是我们的纪律,每一条都应自觉遵守。各个“守则”虽然在内容上各有特点,但从要点上看,大体上可分为三个方面: 9 a6 g" U( k6 \. w/ o
1、 忠于职守,爱岗敬业
$ B b1 L( z! D2 K5 F7 g+ x ]1 A' ^2、 秉公办事,廉洁自律
, o0 K! c4 A8 W- r* V3、 保密制度,严格遵守 $ f( @' S- [0 y! i+ |+ B
其具体内容是不言自明的,无须再作解释,只是对我们每一个做秘书的来说,要时刻提醒自己,严格遵守这些纪律。 ! E$ x: P/ b( I/ ]& T
在当今社会,在知识经济的今天,人的现代化素质,是一个人,一个单位,乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力,取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位,秘书人员的工作十分重要,秘书人员既是业务人员,也是管理人员,秘书人员的素质及其工作效率,直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此,一方面,秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率;另一方面,领导人员要注意对智力资源的不断开发,对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。 |