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浅谈如何做好秘书工作
) |$ p6 @% f- l一、“秘书”概说
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' C6 G. N1 _2 k 什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。 在现代社会, 你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。 9 N _" w* I0 @, e% J$ N0 t" R4 B; g
然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。
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秘书一词的来源
: L1 x3 i& e9 k1 _) f( I1、 一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。 4 t% t7 C3 V/ f @7 x3 I2 b6 m% l9 V
2、 一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
: Y, r& j. i: M* k% M( s3、 外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。 % o) |( m6 R. S, z( f
4、 宫廷里的藏书,尤指禁书。
V, } m+ @9 m7 P+ e5、 宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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8 }3 v+ e' p' s5 W" T. Q 秘书的类别
! z5 f7 `7 G4 Q* v2 v 1、 从服务的对象上分: 9 ?# G" Z7 q; t2 ?& |/ N8 `9 q
2、 从所属部门来分
/ L" k/ w' U$ |' [9 h. T 3、 从具体的工作性质分
1 u& C- L( @/ B4 _# h(1) 文字秘书 4 C# N7 {5 Q# w+ ^% ~$ i8 y. X5 L
(2) 机要秘书 : B' J9 ~/ s' G6 _; I8 a
(3) 通讯秘书
d% i8 K g& }5 @2 [! I(4) 信访秘书 , h6 `& S3 l$ W( Q u. q' { \3 F
(5) 事务秘书
& G# \9 K" y2 B(6) 生活秘书
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关于秘书机构
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(一)各级秘书机构
6 t# p" v W; s4 c$ ^& O& a1、 中央机关的秘书机构 ' c& ^% I% C9 C# e3 ^1 J9 a
2、 省、市、县机关的秘书机构 3 Y" X4 M3 s8 z ]
3、 基层单位的秘书机构
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# f- B- E' k1 B& t! r! ] (二)各类秘书机构
. J) W( X- e& m/ v/ R8 ?1、 人民解放军系统的秘书机构 ) g8 Y7 n8 L0 L7 Z' P
2、 企事业单位秘书机构 - L+ T. d1 f: j
3、 民主党派
% g' ]% C t% ~4 |4、 人民团体
5 B3 a" ?( r4 @8 ]) x+ ~5 R此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如 筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。 3 X3 |5 o2 [* a* }. @; H
二、秘书处的工作性质
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我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点: , @$ u7 |3 l: g8 ?; @
1、 法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
/ V2 V! C5 z; J; p& p2、 涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。
2 m! o* [" q4 z- l% Q1 j9 G: W% V3、 管理性: 秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序, 管理各种文档 ,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。
4 T% |$ ? t1 A" R! ^4、 服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
" v6 P$ w- O; v- Z4 F n2 O 只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
; A# H4 @7 i. d* E谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容 在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”
" x# \1 g1 Q( \% P1 [+ m/ L 三、秘书人员应具备的素质
8 o- I6 Y, j; H (一)、基本素质
5 l2 E) }6 d: L7 B- j; l 1、 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个 / I/ w+ ~+ a/ g
健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 , Y8 N3 Z( C; z W
2、 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左 6 W3 T* f+ ^) f
右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对 ' o) L r0 ~ S4 q: W0 @- E
社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 1 d4 P( p6 H% m
3、 思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
! \& N% A9 l M; g9 C1 q. Y个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精 0 w/ G- g. F# M- q; e( P
神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 * @) p2 ^+ ?* R" s
在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好! 2 \0 E- M& d( O( I( U# s) ^8 { ]* O
(二)、业务素质
* _4 D1 h5 A- @; O: g0 J% g# I 1、 理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知 " e" x' K% W0 |% t ^" z7 v! Q
识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意
$ q# y$ }6 g. Z' \收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。 + r+ Q; q! l: ~9 B* v6 H, ^/ s
2、 实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经 ) E* `& S Z: u1 z( `) S
验交流,要多向有经验的人学习。
4 B1 a3 M, G( _0 u0 z 3、 办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能
# R" U) ]7 a5 q+ h8 j/ U: k力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提 ' x" S _/ _* ?: k
高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”)
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(三)、文化素质
8 a5 r: ?- N& u4 L) M& I 1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定 0 V# a% n* P; E: I) [
的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。相传,在清 # |. L* B3 g4 v4 G7 @5 o/ h
朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。 3 ~9 S; G8 z, `/ D9 ]$ I" y
何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。后皇帝派了
D, U/ u. M% {9 D! A+ N+ g一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化, 5 k$ M9 Q# D d; S7 U/ y
上联曰: 江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之: 塞北一天一地一 ' }3 ^. J7 \9 D" a
圣人。 语出惊人,顿受青睐。江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大?
+ |$ b' Z9 i3 o" c9 i/ n0 d+ p王随口吟到:天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文
) ~3 _8 B! F* M0 U7 U章。由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。 . [% `/ d6 v2 p W' K8 }
2、 自然科学:仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知 5 r" C t0 E2 n- T( j5 J
识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。一方面,我们平时要注意积累;另一
6 H" |. o0 _- o: P3 ?; v方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。
+ h) I/ w( E) d$ t 3、 外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当 # O4 T4 R7 X# \. E) K2 Z
事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。我们要使 3 n. h* V# d- e: h' X+ J8 b5 ?
自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。 : s/ U# \: o5 j
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(四)此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好
4 g3 C3 a2 G5 N/ |处的。 ! {8 l; R4 [' Z% g4 _0 `( g
俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。 3 n7 J6 S" Y+ V" }( G8 p3 }' i
但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。
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6 S. X1 R3 B* j# N 四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 # B& Z! u$ a8 h8 m
- i4 y2 q3 N4 T 工作原则:在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。 ' r3 j7 m* I5 E& E2 `
工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实 可行的方法。 1 v$ r% d% X: ~5 n8 X
工作艺术:通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。
+ W& B! \; q/ X# k# S 作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。为此,我们要做到以下几点:
' D- k" s( V. r5 D V 1、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系,与律师的关系;与有关部门的关系等。 # Y7 T) S) ]5 ?# O# S: ?( ~
在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。
3 x9 {# k4 ?9 d- A$ j8 B+ T 对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩*猾的习气。 - X! Q6 f( @* Q" d5 z4 y
对仲裁员/调解员要尊重,当好他们的助手和参谋,但不要越俎代庖。要各司其责,互相配合,共同把工作做好。 " W( L. X; m c
此外,要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系,如外贸部门,商检机构,会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。
2 Z y1 j F0 i& L0 Z 2、 要掌握理事艺术
I$ v, F+ X1 H/ G2 x& B, R(1) 工作要有计划 5 @! M1 N* O& Q$ i
长远计划:五年、三年、一年
8 t. A1 Q( o7 x8 R" ]短期计划:一个月、一个星期、每一天
$ |, ^: ]' z0 M' y3 Z(2) 养成良好的工作习惯:今日事今日毕,能马上办的决不要等一会儿再
% ]* P# [* x7 ^$ K办;一件事情要一抓到底,不要半途而废。目标明确,有始有终。 & Q3 G& ]6 \; {7 i
(3) 始终把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把
8 y: D& A" n+ k抓”。重要的事先办,急事先办,及时处理;对大事要高度重视,一抓到
% Q! N. c( C5 c2 q1 a( c底,而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。 * K P* m; n A
3、 要有较高的说、写能力, 即语言表达能力和文字写作功夫, 这也是做好秘书工作必须具备的。
3 K6 O7 k, O& m% C3 ~0 J 我们在实际工作中,都体会到,秘书工作涉及到的关系方方面面,既有人,又有事,千头万绪,林林总总。然俗语到:“千条线,一根针”,我们就是这根“针”,运用得好,你会有条不紊,游刃有余;运用不好,你会手忙脚乱,焦头烂额。 2 \$ q- N0 P$ l% O: }9 V
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四、秘书人员的纪律要求 2 [; i4 `0 X0 \+ x( |3 Y! v
任何一种组织,都有自己的组织纪律,作为一个从事法律工作 的机构,更应 2 B2 K: m4 m! B5 Z0 v
该如此。
( Y+ E4 S6 Q4 Z& X; |) }1 E. R/ O- b! D 现在,贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”,它对秘书人员提出了具体的要求,这就是我们的纪律,每一条都应自觉遵守。各个“守则”虽然在内容上各有特点,但从要点上看,大体上可分为三个方面:
% E9 r; J& b( g& t9 N8 A1、 忠于职守,爱岗敬业 / H( Y8 F5 g- Q4 w+ \- e1 @
2、 秉公办事,廉洁自律 $ }" g* W1 N6 ~3 }* p; C5 y2 j
3、 保密制度,严格遵守 $ {9 ~) f) J% V
其具体内容是不言自明的,无须再作解释,只是对我们每一个做秘书的来说,要时刻提醒自己,严格遵守这些纪律。 8 P* T+ ?# ^. G2 Y- Y1 u$ S( Q
在当今社会,在知识经济的今天,人的现代化素质,是一个人,一个单位,乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力,取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位,秘书人员的工作十分重要,秘书人员既是业务人员,也是管理人员,秘书人员的素质及其工作效率,直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此,一方面,秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率;另一方面,领导人员要注意对智力资源的不断开发,对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。 |