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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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同事之间的相处之道

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( ^" j+ X5 U+ z8 H m2 N+ J' b, e

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

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$ o) t8 K2 f# C

 

8 I5 w0 b1 @; A$ M; \! U1 y% R

1.树立男女平等的意识

4 M c7 @9 k1 }+ X4 r

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

% R3 K p# v; N3 f

 

2 x5 |2 w" l$ h1 x: ?8 \6 x# c

2.规范礼貌的称呼

9 {' A+ ~! M* x9 @6 S9 k. m

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

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上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

4 G" Y" |% k' b8 U' `9 i& ~

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

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3.言行谨慎

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不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

' W5 Z( Y4 B1 G; M7 f( h

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

# L! \" N3 s8 V

 

4 m2 r$ |' k( c

【举例】

1 |9 l3 o/ W- O. m" T

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

9 O3 [3 D# `( D/ a+ `1 ^' T

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

0 O" t/ P4 S, Y9 h( |

8 E+ k# s; F+ v0 Q

 

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4.工作积极主动

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认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

% U. s, E; ?& E0 w

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

" @5 b5 U: X; p4 a% Z

 

0 B. @0 e4 m4 p( `0 S8 l

【举例】

4 \1 w6 T6 a _/ c/ F* A% x; t

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

3 m6 k3 r% k m# V

 

( H/ j0 U2 k7 h- |3 [8 ]

5.遵守公众礼仪

8 c; t, l5 [5 B5 y! p% _

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

T& S5 p3 v/ c$ q( [

 

: i( K+ ]2 q" h) E+ @8 V

6.慎重对待办公室恋情

' \2 ~) u0 ~5 e

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

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此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

" V; F4 A0 {4 d

 

1 j% L1 Y/ m: ]

【自检】

- d9 S# ^+ R# ^6 d3 r: [

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

- }+ W& g& ^" V

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

% ]' v9 t0 U# j8 q

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

) r g4 Q' R) {/ H( O1 z

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

) D o; i# B; w! f4 v9 l3 R

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

z' |- e' z5 V8 `3 i5 P

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

7 O* q3 _( p# I q& }0 }, `& G k

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

z9 h- [3 Q' l- \

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

8 U! g c& k3 i3 f, f- P& \* w. F

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

6 R1 h Y1 T( W' t

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

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8 B7 k2 o' B0 h9 n

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+ ]$ u( c1 t$ @9 L& Q5 }! }1 w

 

- }, m/ V- G& E, C" S2 I# \

要有敬业精神

7 r. {; f& J4 I2 v+ f

 

" Z& ?$ G2 ^4 M; b1 c1 R F/ b

1.端正工作态度

! u" R e/ a9 G' U8 E8 Z- L

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

1 u$ P1 K( ]0 `( X& L

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

" y- J) `1 z% L3 D: X. ?1 q

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

' G; b4 E4 E: \/ u# \+ h1 F1 v& A

" s" p; u2 m7 \) ]

 

/ M7 i) @+ _' Q) R0 x

2.树立专业形象

! G) h, q0 R! O2 o

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

* M% B" s( j$ m% o- P' h+ h1 T

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


0 M6 F' e& u/ I) |$ b- ]8 U/ m

 

* O0 z, V9 p4 f5 I1 c2 B

指令的接受与汇报

# B3 B. m; { H" O n2 r

 

* U* y& C1 F/ G" e+ h n

指令的接受

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. W% C* v6 M" r2 f& ^

1.接受直接上司的指令

1 K& a; {- f6 ` s/ e

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

8 }. y r0 {2 X1 |# f P

?清晰地响应,并即刻前往

% g. j2 P8 s# S8 F+ L Q

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

3 E0 K7 c4 ~0 v/ e/ j

?向主管询问应办事项

% p, `8 r2 s, z. K0 y; _ L# `6 P* f

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

4 X, [& I( }/ Y H( x6 l+ y

?逐条记录应办事项

1 F# c1 q ?. C! y

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

* w9 [9 g5 v; e1 _3 N

 

3 O6 e2 S0 B V% H; v

【举例】

& ^7 j; _! N2 h5 v; S

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

0 y3 ]' Q9 q( c3 ^

 

% J3 B( `' ?7 u5 y: [" y9 W/ K9 d

表2-1    在接受指令时的注意事项

; i3 H1 i& u8 O# a7 G: \& i
- C) [- \8 q5 z + v3 v; B3 I& I; l& q& K z1 ]' s2 ?- Q' w; ~3 |, u7 w' z; ^7 n' O$ y0 V3 f) E6 ]$ e+ U2 C. ~( |4 Q( Y1 @$ l( c8 ~2 w5 t; b* q9 U I2 B& t; f8 ^6 f* R5 T5 n) w1 \" T( T, ]7 U7 o0 i/ x' O0 }' C# t# h. o$ n0 C" L: O5 V8 u/ I% m4 n8 g9 B) w3 W8 t3 l" S* H- N6 Q, V' C! k" @1 Z; w5 a s; V% ~- {6 x# K. P* N% K; A& n2 ^; ^% W& G1 s/ E- Z, n) B; @* h1 g0 E$ g- @! M, [9 K) x. _2 K2 H2 i3 j" u F8 A8 F3 M! A, q8 k/ ]: D! V( c. B
. [' y# `/ x0 q, {* q4 m

1

# i8 p. f. X/ m9 `

准备纸笔,方便记录重点

6 ?8 B# m; j* F

2

, p: @: ` N' u

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

- q7 O- H; X% \" p/ x( ?

3

! q2 @8 |# k& ~; y8 t' T: S% z2 H

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

4 d' X2 s$ Z$ k3 u3 q4 f4 `: P, n

4

: C3 g- _, v& Q+ T

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

6 \/ i# J/ |! C( c) g- c

5

' J) Q V) o: w2 ]) Q

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

0 m1 C, K( I- ~% Q& d; F3 `

6

- B4 a/ T$ ?$ W4 P) _7 {" W

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

. V/ r2 O' N. q( P. k, ^

 

/ h' e3 Z' f/ N' M

2.接受其他部门主管的指令

. H$ q" h- @6 `2 Z$ ?: ?

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

4 y4 q4 b+ n" c8 r1 ~3 N$ S7 Q

 

. _/ ]9 d; t; R0 ~- C: E+ V

【自检】

( C8 Y/ ^' v3 E/ t4 |* P/ E

分析下面的案例,回答问题。

- M1 d' W! a5 V

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

. d |$ d% w# |) w3 t

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

0 A! n9 \ E1 P8 k* T

@___________________________________________________________

, b9 l1 T, C9 w9 P

____________________________________________________________

9 X, I2 k0 U( u! {4 C

____________________________________________________________

& d' l' i! f: {8 x+ ?

 

7 [% M L! F' @

 

! j* M" a1 X6 w; `+ T

指令的汇报

' g. K% S4 v! R7 B$ I' w# {

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

2 D/ P% r8 G1 z0 p: o# |1 ~

?汇报的时间

K$ R- U' D, }

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

3 d$ }0 [! i; o/ \

?汇报的方式

. `. {0 ?0 T$ D0 Z- c( o" L

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

& B1 N+ [- ]7 F* D- z

 

* g6 _* I) o, O7 ~* A

表2-2    汇报工作时的注意事项

& o" I' @: N" F
/ t" s$ h( Q+ R ! o6 G# N9 V. v5 m- @8 r' A$ C+ H8 a- `' w+ Z* v8 P2 [+ o! D" h2 x8 _( B; ^2 z/ m) Z. ]; n% }' A! P$ Q: ~; {) n! c* w$ k0 z) c4 V( U( x! u# | G0 o; B7 m6 K T' ~, n$ m& V; h: `4 q& H a% j7 `- p% h9 {4 D0 {; s$ W1 f' p6 }) X; z3 l! Z( D5 h& g8 G% \1 J. o- D3 u! B- h( E; m- j# H# t; x$ }0 B2 z5 ?% M3 k5 @/ K( \0 L2 u: y8 L" r* ^! p! G: V1 X9 b. _4 x" Z0 k% v' ~3 E8 l, {' c0 W1 B4 _, n8 i }% v. `. T( Z' x' o/ I8 r$ Z5 P3 B1 @/ f. T7 F0 c p+ \' S# _+ \8 f7 |0 j& Z0 K% Q+ Z7 @0 ?# B+ K5 U. ^+ W2 j" m: u& }/ V
% M" C" M" [2 y

1

2 {# q8 ~. q- y0 b, I

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

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( T+ G& k8 R# N! K% U

报告的三大重点:简单、明了、具体

% _' i$ ~3 m" A. o7 p

3

, S6 V; ]; g r3 H# V( e

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

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% f+ [3 N% ]1 K! d" \- ^

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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$ E; W) `- {1 t% D; p8 D- J: R/ l3 s

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

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7 M/ D# p5 d$ I7 b: k1 p

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

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$ ]2 ~* | j3 z& H3 W4 V9 b6 z7 f/ X

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

& T: B" s0 H+ b0 O; u s

 

! D( f- Q7 H" w$ u7 k

【举例】

& O4 I$ { n/ b" R q& M: }

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

2 m( b+ i) n0 i L4 @# Y6 x

 

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【本讲小结】

* h* R h( \6 v' A8 |. D

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测3 N( e3 W/ z, C- I/ k
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

2 H0 l6 V; Z% f ?0 Z

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

! v6 E/ O+ D/ d' g, S# g

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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