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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  2 A3 X( Q# g6 H S, a; h

同事之间的相处之道

! Y7 J0 |3 f( d" Y

 

. W0 o# s% [; [: |- L

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

! f. Y4 o" M" ^8 j

6 `- U) [; o) X6 e# U+ o3 X

 

: _ c$ y& Y' N1 ]# V

1.树立男女平等的意识

8 T7 V$ s0 L* P

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

9 ]$ W; q+ u4 K3 ~

 

6 T" M0 ^1 y9 Y8 m9 ]! V D# N

2.规范礼貌的称呼

8 S% I- K4 ^7 C3 u, m8 Q9 F- c

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

2 i8 Q7 ~4 S# @' D9 c1 i' g

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

: s6 s" y! | J' [% ~! W6 k w: T

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

$ \7 A2 ^ X* f# N7 M) m+ B

 

+ {2 f5 l- C, i* x! R( q. P6 R

3.言行谨慎

9 K( F9 k6 K* y! c D) {

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

" |& P+ d, e. ~) b! {

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

/ B. _- C. f$ s! Q5 h$ v

 

+ n( ^. O- P! z& S+ @- |

【举例】

4 r* y9 Z' H7 Y8 \7 b0 y J

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

5 ?: ^5 B3 z7 Y9 j+ ?

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

* N) t! Q! ]5 f m. Z/ J* B

- e; X" ?2 B3 J& N* i/ ^5 ^

 

4 Y4 L$ c; {; u& y4 @

4.工作积极主动

% P+ J' x7 i1 w Z0 o

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

% t1 j' S" ?; j+ T

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

4 h1 h: } ?9 }) Y" G& e1 r0 j% U

 

+ D5 f3 j; j. C6 N& J0 _4 B6 p

【举例】

# [6 s5 c7 Z' @- h) I7 W

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

9 ]* H; r3 O: ?" D2 b$ ^. L# Q: l( a

 

2 w8 B, [+ o6 b' F4 y! Y i! L

5.遵守公众礼仪

) z2 N3 N* g4 H8 }

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

4 N+ O& |3 w" Q- ]9 B0 X9 |

 

# r! @9 a, f$ h; h

6.慎重对待办公室恋情

3 D% F% j6 ?# M/ ^% a5 Z

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

% c2 Z5 u8 b2 w/ P/ Y

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

% W: l$ R5 ?0 y" F. w! @

 

9 ?7 q6 y2 A0 {3 e$ U

【自检】

: X! r; J$ k/ a( ?; Q0 ^: T7 |

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

0 w0 [5 _+ D. }+ b; ~. @0 z6 a

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

- ^+ l8 D i9 M9 f

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

7 r3 o+ W* F0 i7 k3 ?, T- R4 I: A

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

; d+ d# u p$ Z' ~$ o

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

$ u8 d: ^/ ^& _, S( g B

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

( ]+ |$ w, _3 `

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

! b$ E W3 c" `& `8 w( ]

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

$ Z5 u7 G$ i% a! G) x/ G; s/ z8 ^

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

+ O, T5 P5 R8 b

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

2 M9 L6 W- X3 P! W. V" k% k0 D+ j' [

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# n- s I! C% } c! m& G

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- ], K2 I4 [* l, d, ~/ v0 ~% S

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7 l* y0 r5 G! Q+ |7 _* g+ O7 N

 


0 x: A! s' K7 s8 v# F+ `. z

 

/ K6 q4 m3 o$ E$ B0 o$ b! E1 f

要有敬业精神

3 n. _1 v% [- U4 h

 

7 M; R. g$ K" }% [4 H

1.端正工作态度

' ^6 [) V x* t7 m j

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

; @7 A1 @# q% H R, R

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

0 p2 M4 p" s3 W8 t

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

2 t4 u2 Z. j8 N) R" t1 U/ a# {

+ t" {" }! ?3 J+ S! Z- D

 

6 f' n9 C3 t+ `3 o

2.树立专业形象

+ Z4 D. j! ?7 c" u! o: `' P& z

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

. S! }! p( N* g5 |3 X. |

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


/ d/ V, h ]& m0 I

 

1 {% U+ B1 w: Z3 a& @$ E

指令的接受与汇报

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: z) m7 H! e& p# b7 @( T* |

指令的接受

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5 q* i' @' [ w4 B/ |

1.接受直接上司的指令

. C6 I: U5 V% P; |; B" B

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

! F7 N' u& }7 q" k3 T% R* j

?清晰地响应,并即刻前往

7 Q8 C; a3 W l) @& p/ Q9 y

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

- S2 ?0 e1 S% B# C9 ~; y* s( d9 P. Q" K

?向主管询问应办事项

' ]0 }0 c6 \9 G( t/ C

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

$ L: m! a0 J1 Y0 L+ I6 O& I$ H

?逐条记录应办事项

7 T; }5 j' r) x/ {' B7 n

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

2 }5 v7 x. |$ }- Q: l. l+ e& c+ ?

 

3 i* h# M9 Z( W

【举例】

( c0 \- `1 z& {9 l; J8 W& }8 K4 L

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

6 c1 l+ B% B8 H& w6 p- l% Q7 y6 x |

 

5 B+ q# T- T3 z. ]2 A4 T

表2-1    在接受指令时的注意事项

& ?: T$ |+ U0 U- }2 o
- ~! `* m u# A' ~ H/ V, r % \6 G) Y8 Y! H2 E* K: `+ Z5 S$ B2 x. s: J8 H/ { U2 Z6 ~" ]! K" f( V. x2 } M( q- y1 W, a, \; K0 l, o( U8 o0 {6 Q1 p% k! `/ z" v5 @2 Z, t. S- @: M5 X2 m7 M& d! v, [: d0 B9 s% A8 n/ K x( v4 M) d$ C% j# o* A0 q/ h, m. }( n3 }; `& ^7 T$ T/ @3 g% a/ q. s) W) n+ `! y' O5 l% |- e' ^1 \$ e- n2 Y5 R' |2 l5 m) C5 x* k7 T/ k: t3 n4 U7 a" R( {: a% b8 M* n, ^7 g) j# g A2 O% m) z+ A4 A9 v0 p h) u2 T S3 W' S: [% R& c% K7 C$ `% t, x6 R" @" y
& i0 P0 Y# x' U. l' ]1 @" z" q

1

- J6 [3 h: i! J9 J; @( Q/ S& O

准备纸笔,方便记录重点

+ X. `# a4 B1 r) F& W/ `

2

; V* R" x) j5 O1 {- S2 Y* y

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

% \+ E% _2 p6 O

3

: l0 g }7 O c9 Y# c

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

+ W% m9 Y4 F) j( P

4

" d; k2 T( b/ Z) \

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

% l0 Y6 Z5 p+ `

5

f$ u2 `! V, c: E( a$ @) g6 ]

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

) f! Y& P7 y- G9 \8 J

6

* n8 U; M1 b; k2 i2 q

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

0 k) _* a6 j: \

 

! u( V( |+ V9 l/ @ ~: s0 C

2.接受其他部门主管的指令

! Y5 ~0 a0 }" g U1 H$ d

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

. B# d' b& J. d B3 F& X( ~

 

7 Q6 ^- r( D F

【自检】

3 i% i, }7 @/ z, E. c+ g o: f

分析下面的案例,回答问题。

/ N, v& B! T( y2 A, z2 H9 A

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

7 |( i- A& d% M4 L- x. K% I

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

0 d7 y, t. ^/ O7 X- r, d3 r' _

@___________________________________________________________

6 U2 g0 \, h* H

____________________________________________________________

( c( f& w. G! M" I9 K. m d7 \; `

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5 |& e8 E- m, S" a9 k8 C

 

% V1 K9 E3 v4 i9 P

 

$ z4 I3 B; ]. y

指令的汇报

% R( q4 j7 g* B( ~$ s; @

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

7 F; q- ? H$ p

?汇报的时间

$ @! E( w, S* z& V

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

& s5 f6 g; N6 `% |6 @1 P7 J* |

?汇报的方式

* z# t, d6 V2 s- v/ g- i

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

8 w d" X3 u& n6 e" S

 

4 H; f# E, e% P6 c

表2-2    汇报工作时的注意事项

& H A7 V2 A* n8 P4 j2 W
$ T1 N3 b1 ^) x# s# P! N$ r) o2 j& {) C" m, L5 T, V/ d' F; H' ~5 S j' ^1 u1 n2 U4 |! Z+ h3 j0 P& y, i+ [7 k) U5 D& Y8 x0 \' M$ a% T" d$ {9 \7 X: }3 [* w+ |2 k, S6 ^, U. u4 J0 O4 t- ]# W& X9 T5 q2 A- h% z+ t7 d/ o* E7 R3 {! g: S/ p$ w7 ^" U, b$ D3 x* Y0 W1 x$ O+ P0 [4 `: T6 ^8 x1 E2 G& U6 B4 Z# N7 W9 y4 i* v1 l4 L$ L( b! k/ x# L2 r" U/ x3 a1 \2 ]5 X9 O* g H0 f" W7 k) V3 }! U! f* S% V/ ^/ \# `$ w7 A$ V( H8 W$ S x$ t1 o% a7 f9 U7 Y* A# H- |% c' b5 {2 s, Q( h" J5 N. n: p& W. K* j) ]0 W- s/ E6 [, H5 [# Y. s5 ~. n1 y+ Q) E0 w& T1 k0 `- k9 E! u
" y: a: T* h, {& i8 e/ C0 Y! h

1

, |- [0 a( {2 i' _- x

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

2 ~) K8 S3 Z, c4 A& H

2

$ d ^& o% m/ w8 z

报告的三大重点:简单、明了、具体

+ I6 s- }) M3 C; g+ O

3

: y0 y; f1 s! D, b2 T% Y7 N4 K, p: @

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

# \* Z+ g5 ]2 V

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5 i) |7 X( G1 n4 G! I' ^

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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" ? ?6 f3 G7 i( I. a7 ^% B- E

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

* k/ h4 o& q7 k/ u5 l5 {/ I. t( ]

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0 z3 J/ F; q. W9 I0 E

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

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% H# x" i9 t/ u0 H3 J

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

. n: [+ ?) [5 P8 P$ y! L

 

1 i$ m3 e/ j/ L$ |) T( h% ]+ ]

【举例】

s U, U5 K' ]% x

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

3 i! N$ |. c# A, U) y

 

" `" R( S' B# N! ]- g/ F* b

【本讲小结】

% g0 N' V# s G: U" D

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测
9 I5 P0 o3 N7 V6 t
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

B- S/ Z, T" Q+ ^/ q

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

; u) Z2 t2 d$ m0 f. P

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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