5 d5 W. B, n! x; G7 ]. r# W 同事之间的相处之道 : p7 G0 C9 j% n/ _- I
( ^" j+ X5 U+ z8 H m2 N+ J' b, e与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
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1.树立男女平等的意识
4 M c7 @9 k1 }+ X4 r在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。 % R3 K p# v; N3 f
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2.规范礼貌的称呼
9 {' A+ ~! M* x9 @6 S9 k. m对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。
, D" n! i) v8 c1 L7 T0 Q0 s上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。
4 G" Y" |% k' b8 U' `9 i& ~如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。
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3.言行谨慎
+ U+ F6 j$ |. a/ Q& h5 Q不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。 ' W5 Z( Y4 B1 G; M7 f( h
喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 # L! \" N3 s8 V
4 m2 r$ |' k( c【举例】 1 |9 l3 o/ W- O. m" T
秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。
9 O3 [3 D# `( D/ a+ `1 ^' T有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。 0 O" t/ P4 S, Y9 h( |
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4.工作积极主动
. |/ a% X5 d- F, A1 I认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。 % U. s, E; ?& E0 w
在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。 " @5 b5 U: X; p4 a% Z
0 B. @0 e4 m4 p( `0 S8 l【举例】 4 \1 w6 T6 a _/ c/ F* A% x; t
小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。
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( H/ j0 U2 k7 h- |3 [8 ]5.遵守公众礼仪
8 c; t, l5 [5 B5 y! p% _办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。
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6.慎重对待办公室恋情 ' \2 ~) u0 ~5 e
办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。
: p, X+ K4 a) I6 I' {此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。 " V; F4 A0 {4 d
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【自检】
- d9 S# ^+ R# ^6 d3 r: [秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。 - }+ W& g& ^" V
(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”
% ]' v9 t0 U# j8 q回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。 ) r g4 Q' R) {/ H( O1 z
回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。
) D o; i# B; w! f4 v9 l3 R(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。 z' |- e' z5 V8 `3 i5 P
做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。 7 O* q3 _( p# I q& }0 }, `& G k
做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。
z9 h- [3 Q' l- \(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。 8 U! g c& k3 i3 f, f- P& \* w. F
做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。
6 R1 h Y1 T( W' t做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。 $ p' E( g3 Z3 T% R6 t* b4 ?7 J/ y
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要有敬业精神 7 r. {; f& J4 I2 v+ f
" Z& ?$ G2 ^4 M; b1 c1 R F/ b1.端正工作态度
! u" R e/ a9 G' U8 E8 Z- L工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。
1 u$ P1 K( ]0 `( X& L事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。
" y- J) `1 z% L3 D: X. ?1 q当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。 ' G; b4 E4 E: \/ u# \+ h1 F1 v& A
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2.树立专业形象
! G) h, q0 R! O2 o我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。
* M% B" s( j$ m% o- P' h+ h1 T需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。 0 M6 F' e& u/ I) |$ b- ]8 U/ m
* O0 z, V9 p4 f5 I1 c2 B指令的接受与汇报 # B3 B. m; { H" O n2 r
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指令的接受 ( F; h' f* l$ p1 F2 a7 T/ i( }
. W% C* v6 M" r2 f& ^1.接受直接上司的指令 1 K& a; {- f6 ` s/ e
一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:
8 }. y r0 {2 X1 |# f P?清晰地响应,并即刻前往
% g. j2 P8 s# S8 F+ L Q听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。 3 E0 K7 c4 ~0 v/ e/ j
?向主管询问应办事项 % p, `8 r2 s, z. K0 y; _ L# `6 P* f
在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”
4 X, [& I( }/ Y H( x6 l+ y?逐条记录应办事项 1 F# c1 q ?. C! y
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。” * w9 [9 g5 v; e1 _3 N
3 O6 e2 S0 B V% H; v【举例】 & ^7 j; _! N2 h5 v; S
林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。 0 y3 ]' Q9 q( c3 ^
% J3 B( `' ?7 u5 y: [" y9 W/ K9 d表2-1 在接受指令时的注意事项 ; i3 H1 i& u8 O# a7 G: \& i
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# i8 p. f. X/ m9 ` 准备纸笔,方便记录重点 |
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接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 |
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听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 | : O5 V8 u/ I% m4 n8 g9 B
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: C3 g- _, v& Q+ T 如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 | 5 a s; V% ~- {6 x# K. P
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5 | / E- Z, n) B; @* h1 g0 E
' J) Q V) o: w2 ]) Q 如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 | $ g- @! M, [9 K) x. _2 K2 H2 i
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- B4 a/ T$ ?$ W4 P) _7 {" W 不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 |
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/ h' e3 Z' f/ N' M2.接受其他部门主管的指令 . H$ q" h- @6 `2 Z$ ?: ?
一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。 4 y4 q4 b+ n" c8 r1 ~3 N$ S7 Q
. _/ ]9 d; t; R0 ~- C: E+ V【自检】 ( C8 Y/ ^' v3 E/ t4 |* P/ E
分析下面的案例,回答问题。 - M1 d' W! a5 V
秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。 . d |$ d% w# |) w3 t
小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做? 0 A! n9 \ E1 P8 k* T
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指令的汇报
' g. K% S4 v! R7 B$ I' w# {秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。
2 D/ P% r8 G1 z0 p: o# |1 ~?汇报的时间 K$ R- U' D, }
何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。 3 d$ }0 [! i; o/ \
?汇报的方式
. `. {0 ?0 T$ D0 Z- c( o" L如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。 & B1 N+ [- ]7 F* D- z
* g6 _* I) o, O7 ~* A表2-2 汇报工作时的注意事项
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要主动进行汇报,而不是等上司来发问 | % }' A! P$ Q: ~; {) n! c* w$ k0 z) c4 V
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报告的三大重点:简单、明了、具体 |
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汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 | & g8 G% \1 J. o- D3 u! B- h
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% f+ [3 N% ]1 K! d" \- ^ 牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 |
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$ E; W) `- {1 t% D; p8 D- J: R/ l3 s 工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 |
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7 M/ D# p5 d$ I7 b: k1 p 对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 | 8 f7 |0 j& Z0 K% Q+ Z7 @
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$ ]2 ~* | j3 z& H3 W4 V9 b6 z7 f/ X 对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 | & T: B" s0 H+ b0 O; u s
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【举例】 & O4 I$ { n/ b" R q& M: }
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。” 2 m( b+ i) n0 i L4 @# Y6 x
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【本讲小结】
* h* R h( \6 v' A8 |. D本讲介绍了办公室礼仪。首先, |