
7 w8 J9 `/ F# B* o 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实,寻求理解,明确形势,制订决策意义重大。但在实际工作中,由于其形式灵活,内容多变,时限不定,常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料,熟记各种事例,胸有成竹,能够做到出口成章,却不料汇报中往往出现事理不清,混乱罗嗦的现象,影响了汇报效果。要避免这种情况的发生,很重要的一条就是事前精心准备,编写详细的口头汇报提纲。 % N0 L. m- H+ ?. i
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求,如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等,还需要做到以下三点。
$ D2 ~: n0 W# h$ `一、分步安排,按序进行 8 i! p, r$ \; R: i& d, g% |2 J( R
口头汇报可分四个步骤进行,第一步是分析听众与场合。要明确:什么人听汇报?为什么听汇报?听众对所汇报的问题了解多少?希望汇报者汇报什么内容?从这些问题出发,汇报者必须了解汇报的目的,是要介绍情况,还是要提出建议?是审查某些重要细节,还是做出决策?同时,必须了解汇报的时间,由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行:搜集材料,吃透主题,突出要点,将要点按逻辑顺序排列,提供论证要点的资料与数据,选择视听辅助器材,审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解,要简短,不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问,但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后,要拟定一份备忘录存档,记录汇报的主题、日期、时间及地点,以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记,要记录建议及是否批准或修改的情况,并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的,提纲编写应依序进行。
/ R* D1 R$ V" h$ x% n二、主次分明,突出重点 6 Y. n0 C( L' M- A* d! f
口头汇报的时间一般较紧,在有限的时间内说清问题,就必须突出重点,防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上,要求对关键问题详加解说,单独列条列项,保证说深说透。在具体步骤方法上,也应突出重点,如突出分析情况与编写初稿两个环节,就能做到事半功倍。 4 l, c% S4 W0 H4 Y% Q
三、考虑周全,有备无患 * Y( G$ A9 {7 ]
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写,还涉及一些单位、个人,需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的,综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材,写明怎样安排试讲,谁作最后的审查等,要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏,有条不紊地进行,确保汇报一举成功。
7 |) q) n& a$ |. Q! ?& Z+ b2 V; b 口头汇报提纲(可根据需要增删)
/ m- C D2 Q3 u9 I/ e* i 一、情况分析
. }. M2 C% ?& C ㈠听众 " w% `; u2 ]# C4 L5 [
⒈人数?
4 a) W5 `$ Q( L4 P- @4 x ⒉特点:⑴听众由那些人组成?一个部门还是几个部门?⑵有那些上级领导?⑶他们的正式职务?⑷他们在何处任职?⑸他们对汇报的问题有多少了解?⑹他们是专家还是一般人员?⑺他们关心什么?⑻他们偏爱什么?⑼预期的反映是什么?
) G* w/ b& _, ?( L u ㈡目的与种类 ' z |+ O, }4 [8 c. r
⒈通报情况? 5 l2 g+ j4 A3 d
⒉形成决定?
- T/ D, L. s: y# O3 C- w ⒊审查重要细节? , h: h' k- d4 B3 h, |$ h
⒋协调统一行动? 4 s8 O4 K4 Y6 H m9 y* N
㈢主题
1 B# c9 R( V8 x8 u4 U ⒈具体题目是什么? # t) c1 _. k( V2 m- o3 U. @: ]$ l
⒉涉及多大范围?
4 H0 z2 k; ~2 p ⒊拟用多长时间?
9 d, a' d- Z9 E3 M3 g4 b ㈣设备 % G: N6 G3 Z9 ^, H: W
⒈汇报在何处举行?
7 p, l" J# V8 h% }# a0 l ⒉需要作什么安排?
4 Y4 S& _$ v3 a3 o+ O! |# ?+ {& m ⒊视听辅助器材有哪些?
8 |5 u s2 P% }7 i5 w ⒋有何不足之处? , x2 h4 t6 @ v7 B2 Z" A
⒌需要采取什么措施克服不足之处? # V4 g6 c1 Z; ]& j
二、写出初稿
4 e7 _5 b7 p' m U ㈠搜集材料
% L* ` ~* V& T" n0 m6 x ⒈认真研究。
; M. w: Q! d S4 k ⒉熟悉主题。
( Y7 f3 v8 R- m. l ⒊搜集权威性意见和事实。
3 A7 u) x H: J ㈡草拟初稿 |