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口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实,寻求理解,明确形势,制订决策意义重大。但在实际工作中,由于其形式灵活,内容多变,时限不定,常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料,熟记各种事例,胸有成竹,能够做到出口成章,却不料汇报中往往出现事理不清,混乱罗嗦的现象,影响了汇报效果。要避免这种情况的发生,很重要的一条就是事前精心准备,编写详细的口头汇报提纲。
+ d( `0 c( d0 b# V7 p 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求,如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等,还需要做到以下三点。
0 e6 | ?; L# T1 V) R一、分步安排,按序进行 3 f& \: \: o3 P W
口头汇报可分四个步骤进行,第一步是分析听众与场合。要明确:什么人听汇报?为什么听汇报?听众对所汇报的问题了解多少?希望汇报者汇报什么内容?从这些问题出发,汇报者必须了解汇报的目的,是要介绍情况,还是要提出建议?是审查某些重要细节,还是做出决策?同时,必须了解汇报的时间,由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行:搜集材料,吃透主题,突出要点,将要点按逻辑顺序排列,提供论证要点的资料与数据,选择视听辅助器材,审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解,要简短,不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问,但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后,要拟定一份备忘录存档,记录汇报的主题、日期、时间及地点,以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记,要记录建议及是否批准或修改的情况,并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的,提纲编写应依序进行。
" W- R1 m9 p; x- q% e二、主次分明,突出重点
% E% [, q, F& R& p3 Y口头汇报的时间一般较紧,在有限的时间内说清问题,就必须突出重点,防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上,要求对关键问题详加解说,单独列条列项,保证说深说透。在具体步骤方法上,也应突出重点,如突出分析情况与编写初稿两个环节,就能做到事半功倍。 ?$ J2 ~6 ~9 l2 J4 f7 }8 C" a
三、考虑周全,有备无患 : }; g; Y: y2 L+ v3 G8 D) w7 E& ?9 p
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写,还涉及一些单位、个人,需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的,综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材,写明怎样安排试讲,谁作最后的审查等,要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏,有条不紊地进行,确保汇报一举成功。 4 Z6 ?9 @1 \# D; A8 P- ]6 }' t
口头汇报提纲(可根据需要增删)
/ {( F$ v* {) A6 [5 i 一、情况分析
; W* i% x" S) \; \( J ㈠听众 # w" u3 \- A4 V) @8 J+ B( `7 v
⒈人数?
4 F* b; e+ P& x! q: a6 U; q ⒉特点:⑴听众由那些人组成?一个部门还是几个部门?⑵有那些上级领导?⑶他们的正式职务?⑷他们在何处任职?⑸他们对汇报的问题有多少了解?⑹他们是专家还是一般人员?⑺他们关心什么?⑻他们偏爱什么?⑼预期的反映是什么?
+ T8 u" |% t9 l! l+ L ㈡目的与种类
5 \5 m: F; E# q4 ~( n+ m ⒈通报情况?
% x- ?4 b4 Q$ |# Y+ B9 f* V ⒉形成决定?
1 b4 {2 S$ [2 R; ~' L9 C ⒊审查重要细节? * m" A/ |+ J! ?: k
⒋协调统一行动? - a! C$ U' }4 y% p# p: A$ y
㈢主题
* Z9 Z" }, b" ` ⒈具体题目是什么?
( @ ^ g# P1 ?! B0 X2 c1 g ⒉涉及多大范围? " O- {8 n5 s( Z! _0 P( w+ r
⒊拟用多长时间?
4 K7 g! o: H1 v ㈣设备 8 n/ p" T* h" i3 I0 \
⒈汇报在何处举行?
5 |: j2 L/ i; R4 Y3 k8 g) t ⒉需要作什么安排?
! \1 k0 U1 f: o) J; g; Q6 ^" n( } ⒊视听辅助器材有哪些? # D6 q/ T4 P: V% L7 C1 ?9 D7 i) H
⒋有何不足之处? . z6 z4 ~- x+ |) ~& T' n$ E
⒌需要采取什么措施克服不足之处?
) Y9 U% L% W. l5 m1 z Y 二、写出初稿
2 f* G$ E: G7 n3 c5 T; | ㈠搜集材料
9 J7 g. H \" T& ^2 l; e ⒈认真研究。
! U1 h; U% H R9 F3 s7 ? ⒉熟悉主题。
( ?* S/ P% H/ {8 h. }: O% V6 I8 X' R ⒊搜集权威性意见和事实。
* P9 V1 l A3 ?# ? ㈡草拟初稿 |