办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设

& h4 J3 Y$ ]1 m: F4 Y5 U6 v* ~& p三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
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. p$ ~1 W% u* z" p3 \+ a- p, E4 {一、办公室人员岗位认知与基本职责
4 g9 d  o1 _; ?5 s) ]$ W) r
& l  A' o# R' y$ T6 {（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

1 _5 G% ~- p" w3 e  y" C0 U- [7 S联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
3 o# l4 r$ @: Q
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
1 c5 H$ |8 Z6 f$ {* r9 e2 I
一、办公室人员岗位认知与基本职责

, V6 z! R! u' Z（二）办公室工作内容与特点工作内容：
8 u  b/ J% R% Q5 B0 S+ M+ S
( o7 j) K$ }2 [5 a$ z+ Z$ V4 c按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

0 {$ h4 a1 A2 w1 Q/ R: h办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
8 I0 v- {/ `, _& _5 E( T
# O5 g! v: v) y+ f4 [综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位

; @6 K) ?0 u* m  S办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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# a* Z' Q) d( K+ R5 E* y（四）办公室工作对人员的要求

5 P) V0 S- F4 j, D1 Q2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
$ |% A+ e  l& b) a
" `/ P! k+ {% [# P! F( K$ ^+ z! o二、要认真细致；

- O4 n$ e0 U  y/ [/ {+ S; ~; l三、要讲究程序(不要打乱仗)；

( d- M9 Q( w0 p: u% U四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
% f( O5 v3 y, N8 T
( B8 g( V2 |# S$ @政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

2 \$ C, f3 I4 Y- T5 o/ l+ n4 o踏实肯干。舍得为工作投入。

/ k3 k0 I) l: B% h; t（四）办公室工作对人员的要求
3 a3 v7 ^. ?% Y" p- o" w
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
: d% _% ^- l  o; Y; {
9 f! z1 A+ `( q7 R3 r5 z. k调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

( o5 V* W& A0 a0 T（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养

. a1 {+ D. [$ @6 v心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

5 a- }$ b& R0 @+ H0 I: A0 A# s注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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* Q% v8 R6 _; c5 u, _3 A7 Q0 ?意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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4 z8 U$ E, b# S4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

, x5 l- U/ U# l+ L( \/ x/ I6 M- k  w9 {全局意识
( Y6 m' y4 y! `: y' v
责任意识

  o7 @6 ~& z" y( C$ g/ `4 C0 u创新意识
  x: f; h. Y8 N; X7 W7 B7 n
9 p$ O$ s- s5 j# M* L* G: U奉献意识

信息意识
% w3 R' O( }2 D$ U9 b
7 g9 D9 a6 ?& t6 h程序意识
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学习意识

2 _5 m" @7 R9 f7 z# L( g% h9 ?& [) H（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
4 ]7 u2 e0 y' j$ i4 }& g, J
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
6 z# _% e1 g, E' K
他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
4 Q0 Z1 t  p7 s" {
5 c! P5 I/ k0 E* S" M他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

* P9 ?5 G6 U) W1 v6 l8 u领导测评办公室人员的20道题目

% f, f' b  p) ~7 }5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

& Z! E6 x5 g, A, A, o* I! G8 ~能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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$ G8 g. g/ S* D) O9 U3 C7 R6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
: `% I0 d# g' d( a
能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
" q8 K" R- Q1 O. O, {- ^# r
0 E7 U6 S# I6 T4 |- v% x5 V* b他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?

6 A6 z) J! S  `# B- |# p4 e能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
" l7 X' _8 z! Y1 g
8．他能否提高文件运转效率?

- A$ w3 }3 K6 \5 m* _能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
, f; o/ z% E: R! L3 Z( G+ f0 D
9 i- z0 m# O9 }% p. [0 _* h6 k: x领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

" E1 r2 V5 `. z* X5 I  t) o3 \5 ^! |10．他在危急关头是否沉着冷静?
; o7 K* @4 E: B4 \$ h
& x2 K6 V6 d6 M- x. ?* J当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?

- t4 t$ g) I0 [) G9 I6 U12．他是否有较广的阅读面和知识面?

4 g& n$ n/ e% g. }# z- I; J) q是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
0 `# C6 p, l# ]! @+ c# ]$ E
4 ]$ c* _0 [4 S+ O2 [: z13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

* o/ x% l+ }# {; M; ~而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
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3 \7 s" f! L6 @4 O是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
1 b: @6 {) h- u, @% D) O
; p1 C$ R+ X6 K15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?
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4 I6 ^" T9 N$ a/ [" ]3 c7 [0 j能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

. j( r& L9 @5 {$ @, P16．他是否按时完成每天的工作?

5 }& o7 j5 o2 h3 h/ V( G( k是否根据需要自愿在休息时间加班?

2 D5 H# q. _; O8 w! y5 W" ^领导测评办公室人员的20道题目
1 T& P$ R: W! l; F% S5 ?
2 A9 p6 u" |  h. r17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

, P) a8 _, I8 t1 q! p6 _" }; v18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

1 |5 i* p5 g3 H" \1 k20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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0 x. u5 E# e* }9 z/ I& i二、加强办公室建设
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# ]1 T# Y( Z* n4 ?, k3 x) m9 r（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作

: N9 y1 a% s2 i* \) a5 b3、努力营造和谐人文氛围

9 l  l  p0 ?8 D. {( o4 v4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
# G9 i9 U# `2 W" L! p
. t" K9 K9 o6 f良好的礼仪形象

* W: q5 \( O) _( T  X良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象

/ r, a* Z1 M/ e! [二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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8 D& y' ~5 A' Q. J, d. I% P/ x* v1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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2 x" D: a" x( k! U$ `4 W5、随时让同事知道你对他的感激；
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! G0 A" ~0 r! l/ R6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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" l4 U& T  Q! {) ?0 i* }' ^3 l: Y: u: w8、不居功自傲，有容人雅量。
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0 [- c0 [; }0 W# Q& u7 I三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构
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+ K) H: n' O# s& a, f2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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2 U9 v/ \! Z) I6 E# I( M( p$ H（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

2 X3 x3 h/ {2 K3 P会前准备工作

0 z. u, J) k8 e# r2 b# ^$ t4、确定会议的议程、日程和程序

  q4 p: A5 p9 E3 ?. j4 b5、分工撰写会议文件
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- `5 i9 Q' [5 I$ D( Q! ]. `( H6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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7 [! {& f& A' J7 K衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

9 C: F, C2 _8 u* `主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~