因受党校邀请,要我在近日为他们讲讲写好机关应用文的一些体会。我很是诚惶诚恐。虽然我曾为全市机关事业单位的新任公务员讲过这方面的体会,但终究是没有形成体系,也不是权威的方法。我想,不说更大的范围,就是在海门,应用文比我写得好的也大有人在。所以,今天我把准备讲述的体会的一部分内容记入我的博客,一方面,是这些体会是我在杨舍期间整理出来的;另一方面,主要是想得到各位访问者的批评和指点。
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( J7 A; `) T3 n+ C4 S8 E这一部分的内容,主要讲写好应用文有它的规律。& G+ u3 s* m7 Y8 ^0 ?" v
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这一段之前,我先举两个例子。一个是在书上看到的;一个是发生我自己身上的。$ J* D7 y* b# D3 x2 W, Z
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先讲我看到的。我曾经看到这样一篇文章,讲一个高中语文教学的名师,他辅导出来的学生在高考中,作文总能得高分。他的体会是,除了文章的立意要高、文字要美以来,高考作文决不能搞“旁门左道”,有些题材一定要禁忌,碰都不能碰。例如,不能搞创新,自以为很时尚,文章中网络语言不少,就算网络语言确实生动、新奇、贴近、幽默,但它只能在一定的范围内流传,大力推广就不恰当了,更何况为你批卷的老师他不一定时尚,特别是写极为庄重的高考考场作文时;又如,不能写消极思想,我们的社会需要正义与向上,那才是主流。还有,不要去写一个“外国题材”的故事,且不说你的双脚从未踏出过国门,即便是出过国,也不过是有那么一点点浮光掠影的感受罢了;不要去写父母离异的故事,写得再精彩,也是一个悲惨的故事;不要去写暴力和同性恋,去年上海的高考作文出现了一个零分,就是因为写了一个同性恋的故事《我想握住你的手》,虽然文章写得很美,足见那学生的文字功底,但那又能怎样,你碰了高压线,照样零分……所以,很多老师总是要学生写一些保险类的题材,并保证能得高分。对此,我很赞同。“人要衣装,佛要金装”,题材真的很重要。无论你对此有多少想法,在你没有能力改变这一切前,你只能适应。那么高考作文应该关注那些思维点呢,名家的观点是有以下九个:①修养。修养是什么?就是季羡林淡对名利的超然;就是于丹面对媒体的大度;就是袁隆平几十年如一日的执著……②做人。在今天这样多的“利诱”面前,我们究竟还能不能“守住心中的月亮”?这也许就是写好这一“思维点”的关键所在了。③和谐。和谐是人与人之间的相互信任,相互支撑,相互提携。④团队。团队精神,就是不要互相“拆台”!就是不要互相推委!就是不要互相“挤兑”,就是不要互相攻讦,不要动不动就发生内讧!⑤创造。创造,是未来美好生活的前奏,是人类文明进步的起点,是改变世界面貌的一种伟大的力量。正是这创造的伟力,改变了中国积贫积弱的面貌。⑥人文。人文是一个很大的话题,“大题必须小作”。说穿了,人文,就是指人与人之间要多几分理解,多几分关爱。书店里开架售书,让人认识到,进步了的社会在向我们传布着人文的关怀;马路上,有了手控红绿灯,路人的出行又多了一份安全,这不就是和谐的社会在向我们输送着人文的温馨吗!路旁草坪上“小草青青,踏之何忍”,多么充满人情味的劝告啊,这不正是能够融化一切坚冰,温暖每一颗需要关爱的心的人文关怀吗?⑦形象。人,需要树立自己的良好形象,一个集体,一个企业,一个民族,一个国家,也需要树立自己的形象。树立形象,需要长期的努力与奋斗,需要艰苦的拼搏与打造,甚至需要“忍辱负重”的克制与忍让。⑧个性。个性是需要张扬的!但张扬的个性是应该符合社会的主流思想。⑨勤俭。面对我们的幸福生活,人无论怎样都不应该将“根本”丢弃。
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再讲发生在我自己身上的。我的女儿,今年五年级,平时很贪玩,但作文写的不错,经常被老师当作范文,曾在各种报刊上发表了20多篇文章,现在写的积极性也高了。原因是什么,最重要的是她掌握了我传授给她的四个要诀:第一,通畅。是作文要通顺,不能让人读得拗口,那是最基本的;第二,新颖。你的开头和结尾在形式上是否有些与众不同,有些新意,有高的立意,让人觉得不落俗套;第三,感悟。你在作文的最重是否有自己的感想,是否能给人以积极的东西,最好是启迪和激励,千万不能写一些非主流的东西,因为文章不是日记,是写给看的,你总要鼓励他们向上吧;第四,优美。在正式誊写前,检查一下文章中是否有一些好词好句,有一些能标榜你爱读书的古诗词,一些带有哲理性的话。可以这么说,这四点你做到了,你的作文就不会是低分。
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普通的作文有它的规律与捷径,应用文同样也有。那应用文的规律和捷径是什么呢?我想至少有以下六条。8 Z7 }1 I0 T+ `! C
- q5 A) N# I$ ?2 B9 E0 X0 p1、要掌握结构。
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应用文和其他文体不一样,有它固定的结构和要求,你一定要掌握它。
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+ C/ w& ]4 U+ Y. O' P& D' H2 N那什么叫应用文呢?党政机关、群众团体、企业事业的管理部门,都离不开交流情况、调查研究、总结经验、请示汇报工作,并就自己职权范围以内的有关事宜,作出决定,下达指示。把这些工作的意图,设想、过程、结果等等,用书面语言表现出来的文体,通常叫机关应用文。用口头语言来讲,就是单位也是个人,而且它这个人也有话要说。# ]9 S u! \1 v: Z0 g$ x
: }$ X3 x% M6 }& B6 O这样一比喻,那我们就明白了,作为在社会大环境中的单位这个人,它也上有老、下有小。对于不同的对象,它要说不同的话,说错了,人家会笑话的。
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$ Z! j9 n# n$ C, N* a那么,单位要和那些人打交道呢?大体上有四类:一是比自己大的人,它叫上级。这时,单位主要对讲请示、讲报告。二是比自己小的人,它叫下级。这时,单位主要讲指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。三是和自己差不多大的人,它叫兄弟单位。这时,单位主要讲函。四是和自己,它叫内部管理。这时,单位主要讲工作计划。当然,有些东西不管和谁讲都可以,比如简报、调查报告、工作总结等。( e$ Q% X7 w" J0 I9 M
4 ]5 H. \. U/ ~# [' ^. B这里主要讲五种最常见的文体。分别是请示、通知、报告、函、会议纪要。
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1 f, m8 F! X7 ](1)请示。
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请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的文种。请示主要用于以下三个情况:一是在实际工作中,遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理;二是工作中遇到需要上级批准才能办理的事情;三是超出本部门职权之外,涉及多个部门和地区的事情,请示上级予以指示。
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7 \1 K1 |: ]' }8 Z' @$ R6 Q按请示目的分,请示又分为批准性请示和呈转性请示两类。6 e3 ~2 i, Y4 D0 h8 i: y3 W& G% {
, f& t2 E& c8 D0 |4 t& ~先讲批准性请示。批准性请示的内容比较简单、具体,往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后,执行机关范围也比较小,常常就是请示单位自己。批准性请示一般由三部分组成:请示理由、请示内容、请示结语。2 z/ D- T$ D+ o- a! g
, b$ W. O1 e; k8 H" | {举个例子。
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接下来,再讲呈转性请示。呈转性请示一般指事项较为重大复杂,具有一定的普遍意义,不但需要上级批准,还需要上级转发。举个例子。
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" r" \- w9 k8 s' b: |9 B(2)通知。" ~0 |/ L2 s$ Z
$ i+ L; Q0 D1 Y2 {通知也有几种,主要包括以下四种。一是指示性通知。如告知下属单位一个事项。就政府来讲,如每年初确定经济社会发展指标后,要发个通知。二是批示性通知。一般指批转下属单位提请的有关事项的通知。三是事项性通知。指一个具体事项的通知,如近期要开展一个安全生产大检查,那就需要把有关事项通知下去。四是会议通知。要开个会,把时间、地点、参加对象等说清楚。5 A. v J* `4 Y7 \0 V8 J5 D
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(3)报告。
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分情况报告和工作报告。情况报告是对某项工作、某个事件、某个问题,进行分析研究,以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。
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6 [/ H3 \: r9 Y2 y! J& e2 w报告呢,有几个特点:一是写实性,是用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物;二是针对性。一般有比较明确的意向,反映的问题集中而有深度;三是逻辑性。离不开确凿的事实,并且通过这些事实预测事物发展变化的趋势,提示本质性和规律性的东西,得出科学的结论。0 s* W4 L) [7 \9 l
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在这里,我举两个例子。一个是情况报告。二是工作报告。# y f v* W# u- M/ W
- o! r) A7 w9 d( r5 S4 }6 C! N8 ](4)函。
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函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。它主要由标题、主送机关、原由、函告的事项和结语组成。还有复函。举个例子。
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( j- \5 ^+ K% l(5)会议纪要
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+ q# m r9 ~( q! ^0 { ~9 \- T会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。具有指导性、纪实性、概括性的效果。会议纪要分标题、正文、落款三部分。标题是很简单的,就写会议纪要四个字就可以了,当然也可以写关于什么工作的会议纪要也可以。第二部分是正文。包括前言、主体、结尾三项内容。前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况。主体是会议纪要的核心内容,主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议,准确地概述清楚。结尾即会议纪要的结束语,一般是向收文单位提出希望和要求,有的会议纪要没有结尾部分,主体内容写完,全文就结束。 第三部分是落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要,署上召开会议的领导机关的全称,下面写上成文的年、月、日期,加盖公章,一般会议纪要不署名,只写成文时间,加盖公章。
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2、要熟悉情况。$ e' ]5 t' E, [( Y9 C, j
; ?, ]7 O* s5 k8 @第二,要学会总结提炼。有比较才有差距,有借鉴才有进步。提高文字工作水平必须善于总结。要通过思考,用自己的话把它整理出来。
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: p" _0 X& Q/ B6 a H3 d我以为,像我们这些人,平时工作较忙的话,应该选择总结这样一种有效的学习。美国著名记者曾经问过毛泽东:“你没有当过兵,又不是军事科班出身,怎么就能指挥经军打了这么多的胜仗,还搞出了游击战的十六字诀?”毛泽东回答说:“我就是靠总结经验吃饭。”实践证明,总结是提高自己能力的有效办法。我们干完一件工作,写好一篇文稿,要回过头来看一看,想一想,理一理,检查自己任务完成的好坏,认真分析一下得失的原因,好在哪,错在哪,经验是什么,教训是什么,或者领导哪些是照读的,哪些是插话的,心里要有一本帐。这样以后,再做,再写,就会得心应手,游刃有余了。如果不善于总结,失败了,交了学费,却无所得,学费也就是白交了,不能达到“吃一堑,长一智”的目的。
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2007年《政府工作报告》中的三个最。现实机遇最好,肩负期望最高,面临挑战最多。& V9 v9 z. W5 m! a" M6 `
( L' s+ b- C' o/ g9 g. ]2008年《政府工作报告》中的三个更。发展优势更足,发展起点更高,发展压力更大。
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' M1 R! ^4 A' {% L南通王子造纸和传统造纸比,三个没有:一是没有黑烟,99%回收重新燃烧;二是没有碱水排放,98%的碱水回收,并重新进入前一道工序;三是没有臭味,臭味主要是硫化氢这种无色气体发出的,但硫化氢是一种可燃气体,进行回收,进行燃烧,制造蒸汽。当然,要做到这一点很不容易。南通王子造纸,为此投入的环保设备费就达21亿。造纸行业在日本已不是什么污染行业了。这三个没有,是宋飞副市长总结出来的,在专家的语言和网络上是看不到的。
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没有深奥的语言,容易记忆的词语,这就是应用文的魅力。 F0 [' @$ f% p, ]# ~6 ^$ K
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5、要多加练习。# k& i+ k0 b; O ^/ T- x$ I
6 K4 k# C$ }, w5 `. D面对不断出现的新情况、新问题、新矛盾,文字人员光靠翻资料、闭门思考是远远不够的。古人说得好:纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。文字写作能力的提高,不是一日之功,也没什么捷径可走,关键在于勤学多练,不断地积累写作经验,探索写作技巧,只有这样才能做到厚积薄发、倚马可待。其实工作上的很多事是熟能生巧,说得通俗些,就是人人都能做。大家都是人,再有才也强不到天上去。$ i( s) E$ D2 h# f9 k. j& a
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6、要态度认真。
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" N6 M' B5 e5 i前几天,我看了2008年4月份上半期的《风流一代》,上面有一篇题为《多余的三秒钟》的文章。(文章略)想想我们的工作,肯定有很多多出来的时间,喝喝茶、聊聊天,可能是大多数人的状态。有想过三秒种会起到什么作用吗?也许,我们要拷问自己的并不是对于三秒钟时间的态度,而是对于工作的一种态度,用专业名词说,就是职业素养。一个人的职业素养如何,可以用这三秒钟来考量一下。然而,我认为更重要的是,别以为的态度无关尽要,在你的旁边,其实一直有一双像董事长一样的眼睛,也许更多。也许这也算是细节决定成败,态度决定一切的阐释吧。% M6 p4 b3 a* b+ P) ~
# U8 _3 z& K! x: [% p, H6 y首先要用心。思想是行动的先导,文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动,其本身就是能力不断积累提高的过程。因此,对于各种写作任务,无论是草拟公文、讲话报告、汇报材料,还是通讯报道、信息稿件,都要把它当成一次练笔的良机,专心致志,一丝不苟,尽可能写出有份量、有价值的文稿。其次要精心。按照主题突出、层次分明、结构严谨、立意新颖、文字简练的要求,谋篇布局,精心组织,字斟句酌。千万不可小看每一个词语的作用,有时一个词、一个字用得好,不但可以生动文笔,给文章增色不少,有时还可以起到画龙点睛、推波助澜的作用。最后还要做到细心。对写完的公文、材料进行细心的校对,找出笔误或纰漏。文字材料无小事,有时哪怕是一个错别字,不但会闹笑话、出洋相,还有可能给我们带来不可估量的影响和损失。
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, n( U! T8 F1 Z' y% Y啰嗦了这么长时间,不知对大家是否有用,但愿能对大家有一点启发。 v8 r5 y7 g# J$ Q& ?. U. j
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最后,我想用两句话来结束我今天的讲话:第一句是“世上无难事,只要肯登攀”;1 V! w7 b* F, ?( z* q7 @$ r
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第二句是 “胸中知识广,手中办法多。只要认真地学习,在前进的道路上,成功的门永远会是虚掩着的!”
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