职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
. S& }$ P z+ P1 o. x0 B- T+ T/ u3 u; B3 o' _
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 ! r1 g$ H7 m0 n
) k& U; H p1 n) {5 X4 B* m2 z. B 一、秘书的职能
: K0 `9 u. S( E 1.辅助决策
6 t" }* P) J( M# j8 U6 c9 v0 s/ x' G3 I& P
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 & g5 b2 d2 m% d9 t9 b, L
5 X# D) ?! M2 f/ @ （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： / G3 }6 \5 k- g4 q. |3 M: K0 Z7 n
8 c! E. f: P5 j- R8 \& k
辅助内容的综合性 3 }6 ]: J G# F" W+ u4 [" P, s
+ i: E5 B2 S! \0 j. a1 {4 q 辅助时间的经常性
4 o. h2 y: c3 E! m) g6 ~3 t5 S% f1 W6 x- D, c; |
辅助环节的全过程性
$ E0 z9 v E8 `) {
9 }' F& M' w+ h8 y( a （3）、辅助决策的原则
2 i) Q* p4 Z+ B: D9 K- a6 S1 Z/ M( g
超前原则 * B* v h2 m; T' j# K
" _ P. M0 B; b, c& @3 J 定位原则
+ ~3 Y1 o' k: J
- T. v& }+ J' K; J1 K/ a 信息原则 8 u+ Z, U) A; D: w# t: Y9 W
C1 Z9 z7 {( c- b 谏诤原则
* x% @9 e! `0 |0 \1 j$ X1 U6 Y1 l9 t
（4）、辅助决策的过程 6 k& K9 V( J" U8 }
4 e6 C" v) f( ]) x
协助领导确定目标
/ v" {5 O F6 j+ G' a. m% S
5 A& B( E0 j& r9 W8 H& M 协助领导设计方案 5 Z+ J2 G3 t/ S- u; V
! S9 g- J6 q: o. c7 V# K- B 协助领导评优选优 6 `8 x$ B0 B6 O7 H
4 i4 o8 u' ^% T% m 协助领导实施反馈
$ c/ @$ |; u" N8 l) e0 ?
* p% E6 ^3 E3 n: d, k$ |/ z 2、协调关系 3 ], u! M4 b7 t! B
! O+ a8 X; [$ p5 ~. ?" U9 ~
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 4 t$ G: ]: W B9 {
" `' Z( N0 ~" h- v& A) p4 ~ （2）、协调关系的特征 ( R; n8 G2 h" T& P
. { b' u _( S" |( O! k/ {8 o
从属性
, B' {4 s- C7 O7 K ?8 q" c
$ ^- ?- F0 W! S, q) Z1 S$ E( j 广泛性
$ s' M3 F* N; C5 G; ]' H
: W H8 x" w: k# d' E( z. H 间接性 / c4 S0 A& [( z4 s+ D
8 J" _/ [9 F$ _/ u
（3）、协调关系的原则 6 B7 n+ B% s3 O0 [& Y
' M+ }" L6 b; H, A 政策指导 ; }+ P3 Y( V" N, ^/ e6 }
8 m1 r/ p# K6 c6 B/ k
客观公正
. [2 n Y% r c
# d1 M5 s( W# N0 Z: {' l5 W 平等协商
7 h. b% }5 D0 F" E1 u+ e: V/ X( m/ V1 l) K1 a1 C
注重整体
) F% \' x- r0 {8 b- b
$ p' p+ ]! j( k! c7 l5 u 灵活适度
( ]( E2 ?9 H" Q: h( l
8 X/ X3 H0 h" F0 ~3 s. d7 q （4）、协调关系的过程 1 x1 V8 W( a6 n
, A. c/ K$ P- Q! c: x+ z8 m3 A 摸清情况
4 g* z: {2 W- [+ J, \% k. ?1 C4 y0 P0 K4 T2 I, V
找出症结 u8 x1 p, ?# h4 i
; y$ f' b' N$ S0 b+ M# U+ u; _
恰当协调 ) m3 N$ Q5 M9 y( R I, d) S$ N) r
5 P" q; w* Q. f: e. D! O2 ~$ R- d" F
督促落实
, X5 V# P+ I) h4 D8 ]
9 `* K: H( [. z7 `. s2 c% F 检查反馈
2 g6 X6 B* Z o* S' \; b! w) C# W+ `2 a5 g( _& E$ K- D
3、处理信息
, _! s& D+ f- S% B
, F9 i% l7 A4 | （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
2 Z/ }6 U x3 `4 T0 m, Y' |8 q Q% u5 p a# ~8 m5 o5 z
（2）、处理信息的原则
9 Q$ Z: j; s3 S1 u. C' J: {+ o) v/ P5 D1 w& }
及时性原则
8 v' L' F) `3 I* R0 A' i N- X, Z" d8 K* ]# M4 f- A
保真性原则 6 N# |# M* `4 e5 D5 `
+ @+ a" I3 e$ J9 d/ B. {* ~ 适用性原则 + L+ H% |# O Q1 O f
! v! ?0 C& ?% f; `# G% w0 `& F& h 预测性原则
* g' h, {, s5 f( D9 n! o
& J4 d+ L" U2 W8 S （3）、处理信息的内容
" r! n2 E% a+ y# m1 d9 J0 Y% X! _2 _! S7 v" B; A- H$ ?6 Z0 l+ o; Z- F
历史信息 ( `; z( B) @5 w: t
; r, ]$ M0 z6 l# K; K. d, y2 @ 上级信息 ; G+ u$ g% }9 \4 H, [" d: L( c
7 U {! B1 ]: l$ Q5 v 内部信息
4 u; e& J) m& m; B0 q
# o4 n, `, Z/ q) H$ a 公众信息
# ~- C o3 u0 z& A, C* e- x ~; u3 ^8 i
% X7 j; v5 \8 O' i3 C* q+ N 社会信息
: d( a! X9 F6 j# u( R
1 h) Q. V" w1 S" [) K3 M' c) O. O8 |# T （4）、处理信息的过程
8 Q5 v$ H9 D: _, a$ X# ^+ O Z6 ^7 M, J& y. q
信息的收集
% _3 `7 n. ]- s" l
1 K0 ?. P4 b* Z Q* R) A4 ] 信息的加工 + d* d1 C2 k% X% F
% E* q4 c6 h+ f
信息的传递 ; i: [% E1 |" ]% q
/ E ^. a5 `/ Q V; e1 O0 K" I 信息的反馈
6 X, m) y9 B' h( j$ Y w
+ `( \0 L! H* g# \! [ 信息的储存
! G- J5 J0 e2 a( s# F v# [$ _* ]7 j" k# \# T1 \$ W* \% s
4、办理事务
# c3 S- J$ K; d y3 y! D% ^; l+ c
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 ( L# \" n7 a; B: ?* @; F
7 d: I. k# C6 G （2）、办理事务的特征
- Q* H- J$ r+ l. r1 \
$ X9 i N+ ^ j& d0 g9 R 综合性
, @5 z( d8 C: ]3 d$ }
( n' P3 V3 h( |4 d; Y3 B 服务性 * i) G8 b! ?* b
; a! |8 a8 M8 h7 v0 ^ 繁琐性 3 [5 o$ A" L/ ]$ ^, s- W
H9 y. C. U% c2 z 突击性
. i9 S! ]! p7 H% n5 [ U* c! h
) P+ j' P' E$ Q; e+ l （3）、办理事务的原则 2 x5 L5 v: ]% y! C7 W
1 a1 [- g& B% ~4 z, O$ u3 R# v6 O% k 被动中求主动
. s* n9 p1 K# P+ _1 f$ N
7 ^# ` e9 {# t8 ]0 c 原则中求灵活 3 i+ g" S6 e7 w
5 \* S% u* z0 h 繁杂中求规范 5 B& O- Q( Y9 H
: Y. Y& y: h' P. N, C! |9 _
（4）、办理事务的程序
$ t4 g7 h6 [) M' q+ \* ^4 J. M5 s3 i9 I. Y; h5 z
自然程序 ; d! q7 f. A- F) |0 k/ X# J/ p) R7 @
& U, f7 I7 N- ^
理论程序 ) |) V4 D9 ^& u# I# q4 J( ~
1 v2 D+ C3 h0 h8 ]! x 指令程序 ! C% m6 |7 [ a x2 L
6 u6 s0 D2 w Q! \
法定程序 1 s# }0 I G$ ]' i* A
4 s. Z5 _9 y" j3 m. M4 y5 Y: V1 l( `" b 技术程序 $ ]$ g, t, d( }2 F& K4 {, n. Q
# y8 M \, A+ |/ E, R# a% U
习惯程序 - ~3 m; a) u- u8 c5 |* `3 W% h' J
. w+ k& G u9 X# e4 Q) f
二、秘书的职责
6 e3 T4 Y X1 v' z$ {& L! u 大致也有以下11个方面： # s% P, r2 i9 X3 ~4 V& Z( R
- {3 ~" R5 g4 F5 c 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 5 Q3 Z: P' A& G6 G9 C, @- ?
- w7 S5 i- h4 i% [* ^9 | 接待事务（来访接待、安排服务等）
. r T0 q1 V! @' N/ E% r
0 x+ I; Q! _% O: V% ` 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 6 @ ]/ U, i: U& _ R- Q% w, G' w0 H
5 y$ O4 h3 s3 f- S 行政事务 ' k( e s9 S! G% N5 L; f
0 g( D8 B/ [9 \: c, o, }
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） ) k0 S2 V$ `) _2 m- X. B- A
' _4 U; l G% g7 y* v 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） ' T' G* k- D! N! O
8 X+ y/ G- G0 K) {' g: k0 c
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
V$ N% K9 q( ^- m( |' W3 G m
4 v+ I- o% B; l8 }. E 写作事务（各种文体的写作）
& O- ~* s1 p# ^) a0 M- _& n% Q
9 T4 i& v. i' Y6 b o/ B# E 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) ( f! J$ d5 y0 O J2 u
& d' O, R, k* b" r 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） : `* V2 r! `5 Z1 J
# N7 q6 m" P- k) g! ], x5 @ 其他领导临时交办的任务 |
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