PPT文稿是适应当下现代化行政管理和业务管理的需要而产生的。不仅一些现代化大企业在组织专家讲座、新产品发布、与客户交流、大型活动策划或重大工作安排时要用到,而且一般机关和企事业单位在领导讲话、干部或专业技术人员述职和汇报工作时也要用到。3 U' R: W8 W2 D
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作为讲话人发言的“蓝本”,PPT(PowerPoint)演示文稿和传统文本讲话稿由于呈现方式或者说展示平台的不同,平面的纸质文本换成了立体的屏幕,特别是PPT讲话人所面对的“听众”变成了“观众”,不仅要求可听性,而且要求可视性,两者在写作构思、内容、结构和写作要求等方面就产生了显著的区别。
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一、PPT文稿的构思
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构思是写作的基础,构思取决于写作理念。有些人习惯于先写出传统的文稿,再转换成PPT形式。作为初学写作PPT文稿的人,这不失为一种掌握制作PPT基本要领的方法。但是,如此翻版,受传统文稿的制约,缺乏独立色彩和创意。要想写出文质兼备的优秀PPT文稿,还是要逐步掌握并坚持独立构思的原则。
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与传统听觉文稿的写作不同,为了使PPT文稿达到良好的视听效果,作者在构思时不仅要考虑写什么、如何结构布局等传统文本构思中也要思考的问题,更要考虑如何呈现或展示的问题——如何化繁为简,如何使抽象、枯燥的文字和数据等内容简洁、形象、生动地表达出来,如何将相关材料与主体内容有机地组合在一起等等。具体而言,主要包括以下几方面的内容: I7 d: \' H+ r6 z0 \$ ~! ~
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1.讲什么。即文稿的基本内容。作为一种动态的文稿,PPT文稿并不需要把要讲的话都写出来,它的片断性、演示性等特点决定了它的构思一方面要设计好引人注目的开场白、余味无穷的结束语;另一方面,要考虑主体内容有哪些方面需写出来、怎么写,哪些东西采用非文字的叙述形式效果更好、如何叙述,哪些方面需为口语表达留空白、如何留,哪些内容不宜放在文稿正文,但可以放在“演讲者备注”中或做超级链接等。" h1 \ L5 d4 F( D. q7 i8 @7 Q
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2.如何讲。即作为视觉文稿的PPT将要采取的运行结构,如每个知识点应采用怎样的手段、运用怎样的媒体(文本、图像、声频、动画、视频等)对其进行表现和陈述等。这些问题的构思取决于作者掌握的技术手段,也取决于作者对讲话目的的理解。只有明确PPT的具体用途才能恰当选择PPT的表达形式,如是否配音乐或画外音等。
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和传统文本写作构思相同的是,PPT文稿的构思也不要试图一次到位,应将构思、起草溶为一体,在不断修改的过程中使其臻于完善。/ |8 u U) h( q8 N) [; P& t# }9 f
; x% }: N2 j M* H2 Q/ n' T二、PPT文稿的内容- ^/ N) Z# ~" D; {0 r3 `7 Q9 t
! ]6 y+ I# {$ h( L采用PPT的形式是为了打破传统文本沉闷、八股的气息,发言人要避免对传统文本的copy,自觉追求内容的创新和表达形式的创意。8 M+ e$ V6 _0 s
$ n3 f4 L7 W* G5 @日本著名风险投资家盖川崎(GuyKawasaki)提出了一个PPT文稿的10/20/30法则——演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字体不小于30点(30point)。
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+ X1 a# r$ h7 W1 ^6 D0 K0 i% s6 y6 L对习惯按传统文本念讲话稿,不善于口头表达、即兴演说的人来讲,实现这一法则是一个很大的挑战。在“10/30”这么少的提示下,20分钟似乎就显得漫长了些。虽然我们不必对此僵化理解和盲从,但一份优秀的PPT文稿的确应在简洁、生动、鲜明、形象上下功夫。8 v" u) u, J+ N& w
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首先,PPT的编辑脚本虽然可以请他人协助完成一些技术工作,但文字脚本必需由发言人亲自拟定。PPT文稿的演示迫使发言人与观众有更多的目光交流,要求发言能体现出更多的现场感,发言人要更注重对现场气氛的适应和调动,有机变、擅发挥。发言人只有亲身参与PPT文稿的准备过程,熟悉自己要讲的内容,才有可能运用自如。
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8 T M6 i# d! q: x& S; W其次,PPT应突出内容要素,但又有别于发言提纲。从PPT写作理念来分析,演示文字是提示发言人的,更是为观众服务的。PPT讲稿的发言人绝不能埋头照稿宣读,也就没必要把所有要说的话都写出来;同时,作为视听文稿,PPT含有“演”的成分,也不是传统意义的发言提纲,在内容表达上不要受传统提纲的束缚。6 Q3 R4 l9 Z6 |1 Q- J' g1 a& S) a
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明确这两点是写好PPT文稿的前提。一份完整的PPT文稿应包括以下几方面内容:/ ]% V2 f- U9 R4 E! B: Q( c
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1.首页。文稿的首页也叫封面、片头,应使观众明确这是一次讲话的开始。这部分内容应只占一页篇幅,可以只演示,不讲述。通常包括发言的题目,发言人的姓名、职务或职称、单位等相关信息,发言稿的写作时间等三项内容。" u6 q1 m+ n* F
* p, l3 q& B5 g- H2.主体。包含引语(也叫开场白),内容目录,主要观点,重要概念或专业术语的解释,内容涉及的重要数据、事实或资料的展示,引申内容,内容小结或结束语等七个方面。
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$ T1 h9 h9 D3 ?2 k# I) a4 S除专业或学术讲座外,在一般30分钟左右的讲话中,这部分内容控制在8页左右的篇幅为宜。因为太多的内容,让人难以把握要点,更难以记住重点。
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为节省篇幅,主讲人在设计页面时可利用幻灯片母版的功能,将内容目录呈现在每一页的左边,既可以节省单设内容目录的页面,又达到完整呈现发言进度和即时内容的目的;另外,主讲人可利用PPT文件的超级链接功能,将一些更详细的引申内容或资料放入资料夹,根据现场需要选择性地呈现;再者,主讲人还可以充分利用PPT文件提供的“演讲者备注”功能,将一些不必或不宜呈现在主页面,但又需提醒讲话人自己不要忘记表述或需精准表述的内容放在里面,放映时打开“演讲者备注”即可。
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对重要概念或专业术语的解释以及对内容涉及的重要数据、事实或资料的展示,PPT文稿应尽可能采用图表的方式来表达。善于撰写PPT文稿的Google全球副总裁李开复就经常采用这种化繁为简、变抽象为具体、变枯燥为形象的表达方式。他常根据内容的不同,设计不同的图表,并采用层次分明的形式随着内容的推进,逐步展开图表。这样生动、形象的视觉表达效果,是传统文本无法实现的。
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* k5 F1 E" ~, Q" `) _% ]- O9 H, _" d3.尾页:包括(1)致谢:对观众或对自己写作讲稿有帮助、提供资料的人员或单位表达感谢的意思。(2)联系:给对讲话内容特别感兴趣、愿意进一步交流的观众提供自己的联系方式,如Email地址、办公电话等。+ Q6 J. x& e, K" J. r3 z4 P
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这部分内容也应只占一页篇幅,两项内容不必都写。
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三、PPT文稿的结构
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0 }/ U& O% b; H" P$ p6 H+ z结构是文稿材料的组织构造、布局谋篇,是发言人思路的外在表现。PPT文稿的结构既要在排列先后顺序上下功夫,也要在呈现方式和程序上仔细推敲,更要有整体把握的原则和制作技巧。具体应注意以下几点:
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m3 u1 T( O5 A+ f) r& {9 x第一,结构完整。如前所述,PPT文稿通常由首页、主体和尾页组成,其中主体部分由引语、基本观点和小结三部分粗放构成。作为演示性文稿,PPT追求为读者提供视觉享受,虽不像传统文本那样进行细密的逻辑勾连,但基本结构要素要齐备,便于讲话人通过口头连缀对文稿进行内容上的逻辑衔接。
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第二,层次清晰。许多讲话人认为讲话重在内容,形式是为内容服务的。但是实际上,不注意文稿的表达层次就会影响表达效果、降低预期目的的实现。对PPT文稿而言,形式更是与内容并重,在内容的演示上,应有明显的层次感,为讲话人通过口语表述对粗放型结构进行逻辑勾连留有充分的余地,以便为内容添彩。因此,PPT文稿特别强调文本结构要素排列的顺序化和结构的外在衔接,除并列式线性结构外,还可采用树状结构、网状结构和混合结构等呈现方式。
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# P, o% m9 k, z& T* ~4 i% E/ b. vPPT文稿的所谓“层次清晰”,除了文稿一般意义上的先说什么、后说什么以及表述中语句的衔接等问题外,还有一个演示中层次鲜明的问题。为此,撰写PPT文稿不仅要准备文字脚本,还要对文字脚本进行编辑。PPT文稿的编辑要素和技巧很多,要特别注意的有以下几方面:
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5 [- I# s3 M3 q+ x1.文字的编辑。即对PPT页面文字的字数、字体、字号和字色等相关内容的设计。2 ^" w+ ^# m; d6 K
7 k9 @2 n7 C: Q- H9 IPPT文稿的每页字数不宜太多,否则影响页面的视觉效果,给人一种“堵”的感觉。这就要求文字脚本要尽可能精炼,编辑脚本时注意分页表达、概括表达。另外,对大段的文字要尽量化整为零、化抽象为具体,如采用分段表述或图表表述等。反过来,每页PPT的字数也不宜太少,否则会给人一种“空荡荡”的感觉。对此,可采用增加图片或增添动态效果等方式弥补。9 j% T. e7 g; L$ {! D) g3 v* M
3 B) P9 i# }0 [' @5 u; x2 e9 n/ _一般情况下,一个PPT讲话稿页面的文字量要与它采用的字体相称。而字体的大小又要根据会场的大小来判断。如果是小规模的会议室,可以采用20号甚至再小一点的字号。但是在较大的会场上,为了保证视觉效果,最少也要用30号以上的字号,并且要排列清晰,行距适中。8 R( U( M. J7 ?1 }. u- B# U4 ]
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另外,一份PPT讲话稿的字体和字色不要太繁多,一个页面最多采用两三种字体和字色,以免给人眼花缭乱的感觉,因形害意。同时还要注意亮度对比要恰当、清晰地突出文字。
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2.标题和内容的编辑。即对PPT当页标题和内容动态效果等相关内容的设计。( F7 _' @% n; U9 p- B$ V8 t
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原则上,PPT文稿每页都要有当页标题和内容,采用不同的字体、字号和字色,层次分明、一目了然,不能混在一起。在呈现方式上,为了做到动静相宜,标题一般不采用动画效果,随着页面的切换自动呈现。内容的出现则应通过播放次序的设置和鼠标的控制,随着发言人的讲话节奏、速度和内容的展开逐步呈现,根据需要设计“出现”动画,如淡入、淡出、叠加、分裂、百叶窗等。
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$ A5 t& _2 D) ~3 @1 ^5 }# q另外,正文主体内容的文字应分级,不同级别的文字在字号和项目符号上应有所不同。
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3.模板的编辑。即对PPT首页、主体和尾页模板的设计。
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. G1 _ I0 x& c( K# C& c/ c* c1 t为了省事起见,人们通常会采用PowerPoint软件自带的幻灯片模板,较少自制模板。但其实自制模板并不像人们想象的那样复杂。一份别出心裁的DIY模板不仅能达到与众不同的效果,还可以免去每次制作幻灯片前对模板精挑细选的麻烦。当然也可以通过对PPT自带模板的修改达到独特的效果。无论自制还是修改,应注意针对首页、主体和尾页三个部分的不同要求去设计或选用。% G* f- ?% O' R6 v# t: W, k3 }
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PPT文稿首页模板的设计要简洁大方,突出讲话标题,同时在大屏幕上播放时不能出现字迹模糊不清的现象,所以最好选用白色为底色,图形的基色最好以公司或所在单位LOGO的基色为准。另外,PowerPoint默认的主标题字体是44号宋体字,为了美观,可以把它改成48号隶书,并在字体格式中添加阴影效果;副标题反映与讲话人相关的信息,字体修改为32号隶书,并将文本框向下移动少许,使其和主标题之间层次鲜明。- W2 d, b% w8 I7 @, E5 i n
4 _! y) K1 d' Y+ \5 d1 V通常PPT文稿主体部分除主体内容外,每页有个小标题,此外还需强调制作PPT的单位或部门等信息;对内容繁杂的讲稿,还应显示内容的目录信息,所以在设计内容页面模板时应该把整个页面划分为四个部分:小标题部分、主体内容、LOGO和部门名称、目录部分。为了使页面简洁,建议“LOGO和部门名称”与“目录部分”不要同时呈现,二择一即可,这样就简化为三个部分了。例如:5 x7 w1 V4 f2 M, A) |3 V
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PPT文稿的尾页应精心设计动态效果,在字体、字号等方面注意与首页风格相呼应,给人留下善始善终的完美印象。6 a* R( _& B' R, G8 ^
" V7 q/ S" a0 k0 b x+ ?四、PPT文稿的写作要求
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7 T/ ~, ?5 I8 }2 M" X- m总之,只有立体、动态的PPT文稿才能达到文质兼备的效果,体现出不同于传统文稿特质和优长。作者:张江艳 |