摘要:公文写作是办公室工作人员的基本功之一,要想写好公文并非易事,在写作中一不小心就可能出错。而常见的错误总结起来也有十几种之多。作为办公室人员,应在工作中不断总结,不断创新,努力提高公文写作水平。
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关键词:公文写作;常见错误;对策' E! Q/ {6 P3 T! D3 M; b7 w! l
, L5 b( {$ R+ S- P 文秘工作是办公室工作的重要职能之一,公文是办公室参与政务、管理事务、搞好服务的重要载体,是文秘工作的重头戏。写好公文是文秘工作者必须具备的基本技能之一,它不仅要求写作者有扎实的文字功底,还需要掌握各种公文的特点和格式。4 K4 M3 k! w- w& p6 ^
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办公室每天都要接触大量的公文,如果所拟的公文不合格,势必影响流转的速度,并给主送单位平白增添许多麻烦。笔者所在的校长办公室经常遇到类似的情况。下面我努力把常见的错误放在一篇公文里,展示给各位同行共参:% P/ R8 [# I) P" O8 f5 Z0 j
' o& m" w2 k! h. w! k关于邀请x校长、x书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示报告
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: b0 y! C+ G# p9 e/ ?8 w校长办公室、党委办公室并呈x校长、x书记:, g* R% I1 l9 g2 u8 ~: d9 Y7 s$ h& c0 {
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根据“校长办公会议决”,我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组,在校领导的指导和指挥小组的努力下,前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式,届时想请x校长、x书记参加仪式并致辞,请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来!
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8 \7 [ ?( T0 [5 j: H+ }' v 此致7 J* j) V" _0 f# [: a/ z
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敬礼!
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附件一:讲话稿;
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附件二:议程。
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2005年10月11日. e1 Q# V0 L. j+ P% ^
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8 U4 w$ T% B0 D3 n! J 一份完整的公文由文头、内文和文尾组成,内文是主体,上面展示出来的就是公文的内文部分,本文主要探究内文部分的常见错误和对策。
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一、标题:标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成,对内发文可省略发文机关。就上文标题而言,似乎也符合这一要求,但这是最起码的格式要求,细究起来,这个标题仍存在着不少错误。' l0 C' v1 ]) h8 `! {& }* I
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1、多用标点。标题中除书名号外一般不用标点,如:关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的,应该去掉。
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9 k9 |3 [( H; ], M( t9 e- E 2、人物模糊不清,顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名,不能只用姓氏加上职务,一个学校可能会有两个王校长,不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的,校长和书记同时出现时应把书记排在前面。, z* l: M$ k$ v/ [6 ?" W0 Q* L
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3、项目不宜使用代号。公文应该是明晰的,应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号,而这些代号可能只有该领域的人知晓,一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里,会给人一种不知所云的感觉。
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4、混用文种。根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》,行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种,不能混而为一,上文应属请示。文种不能错用,也不能混用,更不要生造,如事宜、申请等都非公文文种。
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二、主送机关:即受文对象,应根据公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。4 D# y; M$ q0 k" P Z
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1、多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关,需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室,抄送校长办公室。
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; j% P9 F' G6 W- r" o9 h 2、不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体,它只针对单位,不针对个人,所以它一般不直接送给个人审阅。
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三、正文:文种不同,内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示原因、目的和依据,应写明请示事项,并提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示,虽然符合基本要求,但很多错误也是显而易见的。
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1、引文不全。引用的公文要写明:发文时间+发文机关+标题+公文编号,如:根据华师(2003)17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。9 B5 n. K' ?7 E, Q2 {
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2、数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外(如华东师范大学“十五”规划),数字应用阿拉伯数字,“十月二十一日”应为“10月21日”。 W9 J3 k k" j7 D5 s. M
$ d6 c* Y9 ?+ W5 V9 M0 q, S" A& y( J 3、用词不当。公文讲究公事公办,不需要过度客气,行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来!”这些含有感情色彩的话尽量不用。
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4、信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体,上文中举行奠基仪式的时间不够具体,地点也没说明,在公文写作中要注意避免。. Z0 n& q l9 i' N: j; [
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5、结尾不当。公文有自己的结尾用词,请示一般用“以上请示,请予批复”结尾,而不用私人信件中常用的“此致敬礼”。
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7 W! d% ~5 h$ D/ D5 Q( I7 g5 `$ O 6、缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话,上文中少了这项内容。$ @3 l; o" Z6 G ^ Z$ `
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四、附件:为了补充说明正文,公文往往要添加附件。上文的附件也存有错误之处。
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1、格式不对。附件的正确格式是:: _ i# Q! S5 q5 F% ~
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附件:1、xxxxxxxxxxxxxxxx
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; p. V$ h E2 Y: A3 L0 V! ]5 Q 附件名称后不加标点。
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! k$ |( b7 C' K0 m" r 2、附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容,不能过分简单。上文的附件1应写明什么人在什么会议上的讲话稿,后面最好注明(代拟稿)字样。附件2应写明什么会议的议程。7 G- M, @ f% W* k9 E/ J- J+ p/ A! X
. N* G8 R% L$ z3 l) R 五、落款与日期:正文后右下角要写上发文机关和发文日期,这看起来简单,但一不小心,可能也会像上文一样出错。) u2 Z* [: S6 E& ~- u
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1、发文单位不能用简称。其实在整个公文里,人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”,应写全称:“资源与环境科学学院”。
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2、发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反,发文日期要用汉字,但0不能写成“零”,也不能用0,而使用插入中的符号“〇”。所以上文中的“2005年10月11日”已改为“二〇〇二年十月十一日”。" `! _4 G3 J/ q0 W+ d2 a% E9 O
; X! P5 H! t2 J 公文写作不需要小说家丰富的想象力,也不需要诗人华丽的词藻,公文要的是朴实、简洁和实用,但想写好公文却并非易事。公文对文字的要求可以说达到了“天然去雕饰”的至高境界,而公文种类繁多,每种公文的格式又各不相同,这都为写好公文增加了难度。但作为办公室工作人员,又必须度过这一难关。以上用一篇例文来说明公文写作中容易出现的错误是远远不够的,愿各位同行在工作中不断总结,不断创新,努力提高自己公文写作的能力和水平。(作者:霍九仓)3 c, z1 f* n+ G3 E
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