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mso-font-kerning:0pt">2012 ( [; s" F3 v# Y( v' a6 h
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 0 G i$ W1 x; a' U6 u
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容; T! j8 F* a3 b( Z9 dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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' j* T8 Z- A* q+ Mmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。( K4 R5 y( @; J8 k3 o* hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ h. X! M8 i4 ~' a, B
( c, j2 s6 G* M+ P) O1 F# _- U. _# [3 `; l1 g! _9 U
mso-font-kerning:0pt">1. " G6 v' Y9 q/ d1 q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 , _9 \$ y8 Y( S" \
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8 z' o/ ]# }( } wmso-font-kerning:0pt">2. ' n }' l3 s8 X2 D宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。* r; F+ @ q* l$ T3 N$ Z% ]' t
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
' g; K0 |. o7 a. T$ x+ d; V2 t4 a; `; e
, [: @& ?9 D' N8 S/ {mso-font-kerning:0pt">1. 8 _( v( H. J6 f- @1 M( G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 - B4 |$ u+ d$ u7 O/ d7 Y
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mso-font-kerning:0pt">2. # ^$ {2 ~5 O$ z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 x' B& P0 `& }# E
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* I+ P2 |; R) I8 \; c5 \8 ] k& J gmso-font-kerning:0pt">3. & z6 |/ u7 l1 z! f, q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 % x N& m4 Y- |! G# T
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;: \1 g# }7 Y* c+ Z; S
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。( \5 } j! }$ m, F" I2 R4 fmso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. % x- f- i$ n: ~# ~: G: c2 c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. , d% O0 U4 C# y1 R
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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" Q1 @2 Z g3 M# @, h L5 X& |2 T9 O6 C1 W/ xmso-font-kerning:0pt">3. 9 m/ z* W. z5 O5 S7 [宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。) X' T0 ~6 n5 J% v
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - R. n) D& E' ?, d) b
) d6 i6 |* ?* v3 g) _) Z4 _: e( {* a; ^) U1 G/ U; w
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. , a" h, o6 G& W& S) ~宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. # e5 s* ^ \7 a2 p宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 % b9 N; z% E4 ~# l; j
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。5 M* W. q) j; p, a# N! Acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . M! R, j3 F" t# a7 I- V2 w
; H4 F0 p) K8 i" F$ j5 H3 W, p6 ~. Nmso-font-kerning:0pt"> % l: P4 E0 ]2 p. P/ t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! ]) Z) ]" l' s- \; m. `3 j
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考5 E" J1 M2 @: |2 A2 P3 t5 Ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! x3 l5 Y% _. T4 `: L
$ v1 |+ p7 U# H5 }8 l7 P
* T. \2 |1 Y/ ?. h _; j12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:+ v C( F' N# u$ H$ X" j
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 ; [' W# G4 s" {0 Y2 Q% g
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
' h3 E ]- u; C8 M; T* o d; PAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 * {! o9 q7 M h
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:# E& V! h. Z: ~4 [6 J
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